ممکن است این سوال برای شما پیش بیاید که ساختار سازمانی چیست و چه فایده ای دارد؟ به بیان ساده، ساختار سازمانی مانند نقشه ای است که به سادگی نحوه کار شرکت شما و نحوه سازماندهی نقش های آن را توضیح می دهد. با رشد و گسترش یک شرکت، وجود ساختار سازمانی می تواند برای کارکنان جدید مفید باشد زیرا آنها یاد می گیرند چه کسی چه فرآیندهایی را در شرکت شما مدیریت می کند. در ادامه با ما همراه باشید تا با مزایای ساختار سازمانی آشنا شوید.
ساختار سازمانی، چیدمان سیستماتیک منابع انسانی در یک سازمان به منظور دستیابی به اهداف مشترک تجاری است. از سوی دیگر نقش ها و مسئولیت های هر یک از اعضای سازمان را مشخص می کند تا کار و اطلاعات به طور یکپارچه جریان یابد و از عملکرد یک سازمان اطمینان حاصل کند. به عبارتی به بخش های مختلف در یک شرکت کمک می کند تا داده ها را مبادله و هماهنگ کنند و برای دستیابی به اهداف تجاری با یکدیگر همکاری کنند.
ساختار سازمانی امکان تصمیم گیری سریع و هماهنگی و ارتباط بهتر بین کارکنان را فراهم می کند که این امر افزایش بهره وری را به همراه دارد.
ساختارهای سازمانی می توانند از بازارها، محصولات، جغرافیا یا فرآیندها به عنوان راهنمای خود استفاده کنند و به مشاغل با اندازه های متفاوت و صنایع خاص پاسخ دهند.
ساختار سازمانی معمولاً دارای چهار عنصر اساسی است که عبارتند از:
زنجیره فرماندهی، نحوه واگذاری وظایف و تایید کار است. یک ساختار سازمانی به شما اجازه می دهد تا تعیین کنید که یک بخش یا کسب و کار خاص باید چند پله داشته باشد. به عبارت دیگر، چه کسی به چه کسی می گوید چه کاری انجام دهد و مسائل، درخواست‌ها و پیشنهادات چگونه از این نردبان به بالا و پایین منتقل می‌شوند.
دپارتمان یکی از مهمترین عناصر ساختار سازمانی شماست. به عبارتی ساختار سازمانی تیم‌های شما را بر اساس نقش‌ها و مسئولیت‌های مشابه دسته‌بندی می‌کند و به شما امکان می‌دهد تا بفهمید که بخش های مختلف چگونه به یکدیگر متصل می‌شوند.
محدوده کنترل شما می تواند نشان دهنده دو چیز باشد: اینکه چه کسی زیر نظر یک مدیر فعالیت می کند و اینکه کدام وظایف تحت مسئولیت یک بخش قرار می گیرد. داشتن یک دامنه کنترل مشخص نه تنها از انجام یک کار تکراری توسط تیم های مختلف جلوگیری می کند، بلکه به شما کمک می کند شکاف های موجود در ساختار خود را شناسایی کنید.
تمرکز نشان می‌دهد که در نهایت تصمیم‌ها در کدام بخش گرفته می‌شوند. هنگامی که زنجیره فرماندهی خود را ایجاد کردید، باید در نظر بگیرید که کدام افراد و بخش ها در کدام تصمیمات نقش دارند. یک کسب و کار می تواند به سمت متمرکز شدن متمایل شود، جایی که تصمیمات نهایی تنها توسط یک یا دو نفر گرفته می شود یا غیرمتمرکز، جایی که تصمیمات نهایی در تیم یا بخش مسئول اجرای آن تصمیم، گرفته می شود.
ممکن است فوراً به یک ساختار سازمانی نیاز نداشته باشید، اما هرچه محصولات بیشتری را توسعه دهید و افراد بیشتری را استخدام کنید، درمی یابید که رهبری سازمانتان بدون این نمودار مهم، دشوارتر خواهد بود.
نمودار ساختار سازمانی نموداری است که دپارتمان‌های شما (از رهبران گرفته تا مشارکت‌کنندگان فردی) و همچنین ترتیب فرمان و جریان تصمیم‌گیری شرکت شما را نشان می‌دهد.
کسب‌وکارها با بررسی نیروی کار و تیم‌های فعلی خود، ساختار سازمانی را تعیین می‌کنند، سپس استراتژی شرکت، بازخورد کارکنان و اهداف رهبری را با یک ساختار خاص همسو می‌کنند.
مراحل تعیین ساختار سازمانی به شرح زیر است:
1. بررسی تیم ها و نقش های سازمان:
ابتدا، درک اینکه در حال حاضر کدام تیم ها و نقش ها در کسب و کار شما وجود دارد ضروری است. اگر کسب و کار شما جدید است، لازم است تا لیستی از تیم های برنامه ریزی شده ایجاد کنید.
2. پیش نویس استراتژی شرکت:
ساختار سازمان شما باید از استراتژی شما پشتیبانی کند، نه اینکه برخلاف آن باشد. اگر استراتژی شما این است که X محصولات جدید را در بازار عرضه کنید، یک ساختار مبتنی بر محصول ممکن است برای شما خوب عمل کند.
3. جمع آوری بازخورد کارکنان و رهبران:
کارمندان فعلی شما در هنگام ایجاد یک ساختار سازمانی، همانند یک معدن گرانبها از اطلاعات هستند. برخی از کارمندان ممکن است بخواهند به سطوح مدیریت سازمان نزدیکتر باشند. از طرف دیگر عده ای ممکن است به دنبال فرصت های پیشرفت باشند که برای هر کدام از این گروه ها یک ساختار خاص مناسب است. همانطور که شنیدن صدای کارمندان مهم است، دریافت بازخورد و شنیدن صدای رهبران نیز اهمیت دارد که این امر به درک اهداف کلیدی آن ها کمک می کند.
4. هماهنگی استراتژی شرکت، بازخورد کارکنان و بازخورد رهبری با ساختار سازمانی:
به انواع ساختار سازمانی نگاهی بیندازید و سعی کنید آنها را با داده ها و مشاهداتی که جمع آوری کرده اید هماهنگ کنید. گاهی اوقات، تصمیم گیری آسان خواهد بود. اما در مواقع دیگر، باید به مصاحبه و جمع آوری داده ها ادامه دهید تا بهترین ساختار را برای خود بیابید.
5. ایجاد یک نمودار سازمانی:
اکنون که ساختار سازمانی مناسبی را انتخاب کرده اید، زمان آن رسیده است که یک نمودار بصری ایجاد کنید که زنجیره فرماندهی، دپارتمان، محدوده کنترل و تمرکز شرکت شما را نشان دهد. این نمودار را به اشتراک بگذارید و مطمئن شوید که دسترسی به آن برای همه کارمندان ممکن است.
ساختار سازمانی یک شرکت:
• اساس گزارش و روابط کارکنان را تشکیل می دهد،
• در مورد پست کارکنان در بخش های اداری خود تصمیم می گیرد،
• یک سیستم هماهنگی و وابستگی متقابل را در یک سازمان تدوین می کند،
• یک گردش کار کاملاً تعریف شده با هدف دستیابی به اهداف سازمانی ایجاد می کند.
اگرچه همه کسب‌وکارها از ساختارهای سازمانی استفاده نمی‌کنند، اما آنهایی که از آن استفاده می‌کنند، می‌توانند از مزایای متعددی بهره ببرند. در اینجا برخی از مزایای پیاده سازی ساختار سازمانی در شرکت ها آورده شده است:
هنگامی که تیم های مختلف شرکت شما به طور مؤثرتری ارتباط برقرار می کنند، این امر بر ارتباطات کلی شرکت شما نیز تأثیر مثبتی خواهد داشت و منجر به تصمیم گیری سریعتر می شود.
اگر صاحب کسب و کار هستید، داشتن یک ساختار سازمانی کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که همه مکان های تجاری شما به طور مشابه عمل می کنند و از رویه های یکسانی پیروی می کنند. از آنجا که مالکان نمی توانند در همه مکان ها به صورت همزمان حضور داشته باشند، یک ساختار سازمان یافته می تواند آرامش خاطر را برای شما فراهم کند.
تقسیم شرکت ها به تیم ها یا شاخه های مختلف توسط ساختار سازمانی، کمک می کند تا وظایف و مسئولیت های خاص آن بخش ها راحت تر انجام شود. وقتی یک کارمند بداند باید روی چه چیزی کار کند، می‌تواند سریعتر و کارآمدتر عمل کند. در اصل، یک ساختار سازمان یافته، یک سیستم کارآمد ایجاد می کند که به بهبود کلی عملیات شرکت کمک می کند.
هنگامی که به یک کارمند وظایف و مسئولیت‌های خاصی محول می‌شود، می‌تواند در کار خود به خوبی عمل کند. یک ساختار سازمان یافته راهنمایی هایی را برای کارکنان فراهم می کند که هر روز به بهترین شکل ممکن عمل کنند. بهبود عملکرد کارکنان همچنین می تواند به بهبود روحیه و افزایش اعتماد به نفس کارکنان منجر شود.
هنگامی که کارکنان بر اساس مهارت و تخصص خود به تیم های مختلف تقسیم می شوند، خطر تداخل وظایف شغلی از بین می رود. برای مثال، اگر پروژه‌ای به یک تیم واگذار شود، تیم‌های دیگر می‌دانند که مسئولیت آن پروژه را بر عهده ندارند.
استفاده از ساختارهای سازمانی می تواند به طور بالقوه تعارض بین کارکنان را از بین ببرد. زمانی که یک کارمند وظایف خود را بداند، تمرکز بیشتری روی کار خود خواهد داشت. در بیشتر موارد، این ساختار یک راه عالی برای جلوگیری از هرگونه درگیری فزاینده بین همکاران است.
ساختار سازمانی پتانسیل ایجاد ارتباط مثبت بین بخش‌ها و تیم‌های مختلف را دارد. هنگامی که وظایف به تیم ها و افراد مختلف محول می شود، کارمندان می دانند که برای هر مورد باید به چه کسی مراجعه کنند. برای مثال، اگر در تیمی با یک مدیر هستید، می‌دانید که در صورت بروز مشکلات به چه کسی گزارش دهید. به طور مشابه، اگر شخصی از بازاریابی در مورد طراحی پروژه سوالی داشته باشد، می داند که باید با چه بخشی ارتباط برقرار کند.
در این مقاله به سوال ساختار سازمانی چیست پاسخ دادیم و مزایای Organizational Structure را برشمردیم و دریافتیم که طراحی و ایجاد ساختارهای سازمانی برای هر کسب و کاری ضروری است. گروه بین المللی نسیم اطلس آماده ارائه هر نوع خدمت در حوزه راهکارهای سازمانی به شما همراهان گرامی است.
برای این مطلب هیچ نظری ثبت نشده است. شما اولین نظر را ثبت کنید.
خدمات کسب و کار و فرآیندهای پشتیبانی سازمان
0 نظر