کارکرد و مزایای مراکز تکمیل سفارش (fulfilment)

 یکی از اشتباه های مصطلح در زمینه لجستیک، این است که انبارها و مراکز تکمیل سفارش (fulfilment)  را به جای هم به کار میبرند و برای آنها تفاوتی قائل نمیشوند. اما در واقعیت، این دو مکان کاملاً متفاوت هستند. در واقع میتوان گفت تنها شباهت آنها به اینجا ختم میشود که هر دو ساختمان‌های بزرگی هستند که موجودی را ذخیره میکنند. اما با توجه به نیاز متفاوت سازمان ها، خدمات قابل ارائه و به کلی کاربردهای کاملا مجزایی دارند.  اگر هنوز علت تاکیدمان روی تفاوت این دو مکان برایتان ملموس نیست، با ما همراه شوید تا درک بهتری نسبت به اصطلاح های لجستیکی و مزایای مراکز تکمیل سفارش بدست آوریم.
 

تعریف انبار و مراکز تکمیل سفارش (fulfilment)

انبارها، ساختمان‌هایی هستند که به مدت طولانی از کالا نگهداری میکنند. این مکان جوری طراحی شده تا بتواند تا هر زمان که نیاز باشد، آن را ذخیره کند. فعالیت‌های روزانه که در انبارها انجام میشود، تقریبا ثابت است؛ یا به انبار موجودی اضافه می شود و یا موجودی به مکانی دیگر منتقل می شود.
پس میتوان گفت انبار صرفا یک محل برای ذخیره محصولات است.
 

مراکز تکمیل سفارش (fulfilment) چیست؟ 

این مراکز نیز ساختمان هایی هستند که موجودی مورد نیاز در آنها ذخیره می شود. اما اهداف عملیاتی آن‌ همینجا تمام نمیشود.
به طور کلی مراکز تکمیل سفارش (fulfilment)، به عنوان ارائه دهنده خدمات 3PL شناخته می شوند. این مراکز معمولاً محصولات را برای مدت کوتاهی قبل از ارسال ذخیره می‌کند و بر خلاف انبارها، موجودی برای مدت طولانی (بیش از یک ماه) در مرکز نمی‌ماند. اصلی ترین هدف مرکز تکمیل سفارش، این است که محصولات را در اسرع وقت به مشتریان تحویل دهد. 

سفارش‌ها نه از انبار بلکه معمولاً مستقیما از مرکز تکمیل سفارش ارسال می‌شوند. حتی اگر محصولات در انبار ذخیره شده باشند، می‌توان آن‌ها را از انبار به یک مرکز تکمیل سفارش منتقل کرد و سپس از آنجا به مقصد نهایی مشتری تحویل داد.
مراکز تکمیل سفارش در تمام ساعات شبانه روز برای پردازش، بسته‌بندی و ارسال سفارشات به مشتریان فعالیت می کنند. 

این فعالیتها شامل موارد زیر میشود:

• دریافت و مدیریت موجودی
• جمع‌آوری اقلام سفارش ها
• بسته‌بندی 
• برچسب‌گذاری سفارش‌ها
• ارسال سفارش‌های تکمیل شده
• سازماندهی فرآیند حمل‌ونقل
• مدیریت محموله های بازگشتی

شرکت‌های انبارداری صرفاً محصولات را ذخیره می‌کنند تا در تاریخ مورد نیاز، مورد استفاده قرار گیرد؛ در حالی که مراکز تکمیل سفارش، محصولات را به طور کوتاه مدت نگهداری می‌کنند، سفارش‌ها را انتخاب و بسته‌بندی می‌کنند و مطمئن می‌شوند که در زمان مناسب به دست مشتریان برسند.

مراکز تکمیل سفارش می توانند به عنوان انبار عمل کنند، اما برعکس این قضیه به هیچ عنوان صدق نمیکند. یک انبار به مشتریان بیرونی خدمات ارائه نمی دهد، در حالی که ارائه خدمات به مشتریان، تمرکز اصلی یک مرکز تکمیل سفارش است.
 

تفاوت مراکز تکمیل سفارش (fulfilment) و انبار چیست؟

• بهره برداری از تاسیسات

نقش اصلی یک انبار چیزی بیش از فرآیند ذخیره سازی صرف نیست، در حالی که عملیات موجود در یک مرکز تکمیل سفارشات (fulfilment)  بسیار پیچیده و مداوم است که هدف آن بهبود تجربه مشتری از طریق ساده کردن فرآیند تکمیل سفارشات و اطمینان از تحویل به موقع اقلام می باشد. این فرآیند معمولاً توسط خدمات دهندگان 3PL یا ارائه دهندگان خدمات تکمیلی انجام می‌شود که عمدتاً شامل انبارداری، پردازش، بسته‌بندی و ارسال سفارش ها و مدیریت هرگونه مبادله و بازگشت است.

• ذخیره سازی بلند مدت و کوتاه مدت

یک انبار به عنوان یک راه حل ذخیره سازی طولانی مدت استفاده می شود و میتوان آن را به عنوان بخشی از یک مرکز تکمیل سفارشات برای ذخیره موجودی یک تاجر در نظر گرفت. اما مرکز تکمیل سفارشات (fulfilment)  اغلب امکانات ذخیره‌سازی موقتی را ارائه می‌کند که هدف اصلی آن، برگرداندن و شارژ کردن موجودی یک کالا در سریع‌ترین زمان ممکن است. چرا که در حالت ایده آل معمولا موجودی از یک کالا به سرعت در مراکز تکمیل سفارشات به اتمام میرسد و نیاز به شارژ مجدد موجودی حیاتی است. 

• دفعات برداشت با حمل و نقل

یک مرکز تکمیل سفارش (fulfilment) می تواند با شرکت های حمل و نقل مختلفی همکاری کند (چه حمل و نقل داخلی و چه حمل و نقل بین المللی). از آنجایی که این مراکز، به محض ثبت سفارش، خدمات تحویل مستقیم را را به مشتریان ارائه می دهند، شرکت های حمل و نقل باید حداقل یک بار در روز کالا را از مراکز تکمیل سفارشات تحویل بگیرند تا تضمین کنند که سفارشات طبق برآورد به موقع به مشتریان تحویل داده خواهند شد. بسته به خدمات خاصی که شرکت ارائه می‌دهد، ممکن است از شرکت‌های حمل‌ونقل خواسته شود که سفارش‌های هر سرویس حمل و نقل تضمینی را که توسط مصرفکنندگان در زمان‌های خاص هر روز انتخاب می‌شود تحویل بگیرند.

در مقابل، ارسال همه سفارش ها به طور همزمان و بسته بندی جعبه ها روی یک پالت به جای پردازش بسته های جداگانه مقرون به صرفه تر است. بنابراین، یک انبار معمولاً نیاز به بارگیری های زمان بندی شده و کمتری دارد.

مزایای مراکز تکمیل سفارش (fulfilment)  چیست؟

بسیاری از کسب و کارها (به ویژه تجارت الکترونیک و برندهای با حجم بالا) مراکزتکمیل سفارش  را به چند دلیل سودمند می دانند:

• کاهش نیاز به فضای ذخیره سازی داخلی: استفاده از یک مرکز تکمیل برای دریافت، ذخیره، بسته‌بندی، برچسب‌گذاری و ارسال محصول به این معنی است که نیازی به نگهداری موجودی در مکان فیزیکی خود ندارید (یا برای ذخیره آن در انبار هزینه ای پرداخت کنید). درعوض، کالای شما به طور موقت در مکان دقیقی قرار می گیرد که از آنجا بسته بندی و ارسال می شود.

• اجازه تمرکز بیشتر بر رضایت مشتریان: بر کسی پوشیده نیست که حفظ مشتری به معنای راضی نگه داشتن آنهاست. پس از آن است که می توانید یک خریدار را به یک مشتری مادام العمر و حامی برند تبدیل کنید. حمل و نقل سریع، فرآیندهای مبادله بدون خطا و شیوه های حمل و نقل با کیفیت، همگی احتمال داشتن یک مشتری خوشحال که برند شما را دوست دارد، افزایش می دهد.

• محافظت در برابر نوسانات بازار: با نوسان شدید قیمت سوخت (و به طور منظم)، هزینه های حمل و نقل نیز می تواند در نوسان باشد. اگر هزینه‌های حمل و نقل را مدیریت ‌نکنید، نتیجه می‌تواند ضربه شدیدی به سود شما وارد کند. با برون سپاری به یک مرکز تکمیل سفارش، می توانید از خود در برابر افزایش قیمت پرهزینه در حمل و نقل واقعی محافظت کنید. عوامل دیگری که ممکن است با نوسانات بازار در نوسان باشد عبارتند از حقوق و دستمزد، اجاره، و خدمات آب و برق. مراکز تکمیل سفارشات نیز می توانند از شما در برابر این هزینه های فزاینده محافظت کنند.

• اختصاص زمان بیشتر جهت توسعه ی استراتژی های کسب و کار: برای کسب و کارهای کوچک، که تقریباً تمام جنبه های برند خود را به تنهایی مدیریت می کنند، رسیدگی به حمل و نقل به تنهایی می تواند باعث اتلاف باورنکردنی منابع شود و زمان کمی برای هر چیز دیگری (مانند رشد برند شما) باقی بگذارد. این ضرب المثل قدیمی در اینجا صادق است که وقتی در برنامه ریزی شکست می خورید، برنامه ریزی می کنید که شکست بخورید، زیرا اگر زمان زیادی برای رشد کسب و کارتان اختصاص داده نشود، احتمالاً راکد خواهید شد. برون سپاری می تواند زمان ارزشمندی را برای کار بر روی توسعه کسب و کار و استراتژی هایی که بر رشد تمرکز دارند، آزاد کند.

• از بین بردن دردسرهای مرتبط با بسته بندی و حمل: یکی از بهترین مزایای استفاده از مراکز تکمیل، صرفاً از بین بردن دردسرهای وقت گیر بسته بندی و حمل است. حمل و نقل زمان زیادی را می گیرد و می تواند صاحبان مشاغل را از جنبه های مهم تری در اداره تجارت خود باز دارد. مدیریت تدارکات همه چیزهایی که در رساندن محصول به مشتری شما دخیل است، کار آسانی نیست.

• دسترسی به تکنولوژی روز: مراکز تکمیل سفارشات، زمان و منابع باورنکردنی را در جهت توسعه ی فناوری سرمایه گذاری می کنند. آنها از جدیدترین و بهترین نرم افزار برای حمل و نقل، ردیابی، حسابداری، و مدیریت سفارش و موجودی استفاده می کنند. وقتی با آنها کار می کنید با حداقل هزینه به آن دسترسی خواهید داشت.

 

در نهایت اگر آماده‌اید تا درباره اینکه چگونه مراکز تکمیل سفارش (fulfilment)  می‌توانند برند شما را به سطح بالاتری ببرند، بیشتر بدانید، همین امروز با گروه بین الملل نسیم اطلس تماس بگیرید. یک قیمت سفارشی دریافت کنید و کشف کنید که چرا ما راه‌حل ترجیحی 3PL برای برندهای بی‌شماری هستیم و به آنها کمک می‌کنیم با راه‌حل‌های تدارکات شخص ثالث ما به‌طور تصاعدی رشد کنند.
 

محمدحسین آقامحمدی (کارشناس ارشد بازاریابی)