7 تا از بهترین مدل های عارضه یابی سازمان

امروزه سازمان ها برای دستیابی به موفقیت باید مرتبا فرایندها و ساختار کلی سازمان خود را از جنبه های گوناگون مورد بررسی قرار دهند و در صورت بروز مشکل در هر بخش به دنبال رفع آن و بهبود کارایی سازمان برآیند. اینجاست که روش های عارضه یابی سازمان به عنوان یکی از مهمترین راهکارهای سازمانی مطرح می شود. در ادامه قصد داریم تا با هفت مدل عارضه یابی سازمان (چرخه دمینگ، EFQM، ویس بورد، کارت امتیازی متوازن، بالدریج، مک کینزی و 6 Sigma) که کاربرد بیشتری دارند آشنا شویم. پس با ما همراه باشید.

مهمترین مدل های عارضه یابی سازمان

همانطور که پیش از این بیان کردیم از مدل های عارضه یابی سازمان برای شناسایی نقاط ضعف و مشکلات سازمان استفاده می شود. انتخاب مدل مناسب که همخوانی بیشتری با کسب و کار ما دارد موجب می شود تا با سرعت بیشتری مسائل و ایرادات شناسایی شود و به دنبال آن بهبود حاصل شود.

 

مدل های مختلفی برای عارضه یابی سازمان وجود دارد که در ادامه با چند تا از پر کاربردترین مدل های عارضه یابی سازمانی آشنا می شویم.
•    PDCA (چرخه دمینگ)
•    EFQM (مدیریت کیفیت اروپایی)
•    BSC (کارت امتیازی متوازن)
•    Weisbord (ویس بورد)
•    Six Sigma (شش سیگما)
•    McKinsey (مک کینزی)
•    Baldrige (بالدریج)

PDCA (چرخه دمینگ) به عنوانی یکی از روش های عارضه یابی سازمان

مدل چرخه دمینگ یکی از پرکاربردترین مدل های عارضه یابی است که در هر سازمانی قابلیت استفاده دارد. همانطور که از نام این مدل پیداست از یک چرخه تشکیل شده است که چهار مرحله را در خود جای داده است. هیچ کدام از این چهار مرحله را نمی توان به عنوان نقطه آغاز یا پایان در نظر گرفت. این مراحل عبارتند از برنامه ریزی، انجام دادن، بررسی کردن و اجرا کردن که نام این مدل هم از کنار هم قرار گرفتن حروف ابتدایی کلمات انگلیسی این مراحل ایجاد شدند. 

 

نحوه کار چرخه دمینگ به این صورت است که:
•    در مرحله برنامه ریزی یا Plan به دنبال یافتن فرصت ها و محدودیت ها هستیم و بر طبق آن ها برنامه ریزی می کنیم. 
•    در مرحله Do، برنامه در مقیاس کوچک پیاده سازی می شود تا موانع و محدودیت های آن شناسایی شود.
•    در مرحله Check به سراغ سنجش عملکرد و مقایسه نتایج می رویم و در صورت قابل قبول بودن وارد مرحله بعد می شویم.
•    مرحله Act نیز زمان عملی کردن برنامه ها در مقیاس گسترده در سازمان است.
 

سازمانی که از این مدل عارضه یابی استفاده کند این قابلیت را دارد که در لحظه ایجاد یک عارضه، آن را شناسایی کرده و در جهت بهبود و رفع آن گام بردارد. همین امر باعث می شود تا سازمان به صورت تدریجی اما پایدار توسعه پیدا کند.
سازمان ها می توانند هنگام شروع پروژه جدید و یا در زمان نیاز به بهبود مداوم کسب و کار و پیشرفت در خدمات و محصولات به سراغ چرخه دمینگ بروند.
 

EFQM (مدیریت کیفیت اروپایی) در مدل های عارضه یابی

مدل EFQM مخفف عبارت Excellence Model European Foundation for Quality Management به معنای مدل تعالی بنیاد مدیریت کیفیت اروپا است که از آن برای ارزیابی توانمندی سازمان استفاده می شود.

این مدل از 9 معیار تشکیل شده است که 5 معیار آن به عنوان معیار Enablers یا توانمندساز شناخته می شوند که نشان دهنده چگونگی دستیابی به اهداف است و 4 معیار دیگر به عنوان معیار Results یا نتایج شناخته می شوند که بیانگر این است که اهداف مورد نظر چه چیزهایی هستند. معیارهایی که در هر دسته جای می گیرند عبارتند از:
 

توانمندساز:
•    رهبری
•    منابع انسانی
•    خط مشی و استراتژی
•    مشارکت و منابع
•    فرآیندها

نتایج:
•    نتایج کارکنان
•    نتیجه مشتری
•    نتیجه جامعه
•    نتیجه کلیدی عملکرد 

"عامل" نام دیگر معیارهای توانمندساز است که توسط آن سیاست ها، استراتژی ها،  فرایندها و افرادی که مسئول انجام آن هستند مورد ارزیابی قرار می گیرد. "حاصل کار عامل ها" نیز نام دیگر نتایج است. افراد با استفاده از مدل EFQM رابطه علت و معلولی بین عامل ها و نتایج را درک می کنند.

در این مدل عارضه یابی، سازمان مورد ارزیابی قرار می گیرد و نتایج آن تحت عنوان وضعیت موجود شناخته می شود. سپس وضعیت موجود با وضعیت مطلوب مورد مقایسه قرار می گیرد و موانع شناسایی می شود. پس از شناخت موانع و شکاف ها در صدد رفع آن ها بر می آییم. 

BSC (کارت امتیازی متوازن) در عارضه یابی سازمان

مدل BSC مخفف عبارت Balanced Scorecard Measures به معنای کارت امتیازی متوازن است.
مدل کارت امتیازی متوازن یک مدل عارضه یابی است که برای سنجش و ارزیابی عملکرد بخش ها و واحدهای مختلف یک سازمان مورد استفاده قرار می گیرد.

در این مدل عارضه یابی، عملکرد سازمان ها از جنبه مشتری، مالی، فرایند و رشد و یادگیری مورد بررسی قرار می گیرد و به آن امتیاز داده می شود. فاکتورهای تاثیرگزار در امتیازدهی در هر دسته به شرح زیر است:

• مشتری: مدت زمان انتظار و توانایی سازمان برای حفظ مشتری
• مالی: هزینه ها و درآمدها
• فرایندها: کارایی و بهینه بودن هر کدام از فرایندها
• رشد و یادگیری: بهبود توانایی کارمندان و تکنولوژی های مورد استفاده

 
این مدل عارضه یابی، علاوه بر ابعاد مالی یک سازمان، ابعاد غیر مالی آن را نیز مورد ارزیابی قرار می دهد و علاوه بر شناسایی نقاط قوت و ضعف، به سازمان ها کمک می کند تا در جهت اهدافشان حرکت کنند.

Weisbord (ویس بورد)، روشی خوب برای عارضه یابی سازمان

مدل ویس بورد یک مدل عارضه یابی سازمان است که به واسطه آن می توانیم مشکلاتی که درون سازمان وجود دارد را شناسایی کرده و دریابیم که هر کدام از این ایرادات در کدام بخش سازمان وجود دارد. 

مدل عارضه یابی ویس بورد از شش بخش زیر تشکیل می شود:
•    Purposes (اهداف)
•    Structure (ساختار)
•    Relationships (روابط)
•    Rewards (پاداش)
•    Leadership (رهبری)
•    Helpful mechanisms (فرایندهای کاربردی)
 
مدل ویس بورد بیانگر این نکته است که اگر سازمان به دنبال دستیابی به موفقیت باشد لازم است تا این شش بخش را به شیوه ای کاملا صحیح مدیریت کند و فرایندهایی که به این بخش ها وابسته هستند را مورد بررسی قرار بدهد. با انجام این کار می توان تعیین کرد که کدام بخش از سازمان دچار مشکل است و ریشه این مشکلات از کدام یک از فرایندهای داخلی سازمان است.

Six Sigma (شش سیگما)، از بهترین روش های عارضه یابی سازمان

یکی از مدل های معروف عارضه یابی سازمانی مدل 6 سیگما است که به دنبال تعیین مطلوبیت یا عدم مطلوبیت فرایندها و عملکردهای سازمان است. 

مدل شش سیگما به دو شیوه قابل اجرا است:

• DMAIC: این شیوه از کنار هم قرار گرفتن ابتدای کلمات Define (تعریف)، Measure (اندازه‌گیری)، Analyze (تجزیه و تحلیل)، Improve (بهبود) و Control (کنترل) تشکیل شده است. از شیوه DMAIC برای بهبود فرایندهای موجود در سازمان استفاده می شود.
• DMADV: این شیوه از کنار هم قرار گرفتن ابتدای کلمات Define (تعریف)، Measure (اندازه‌گیری)، Analyze (تجزیه و تحلیل)، Design (طراحی) و Verify (تایید) تشکیل شده است. از شیوه DMADV برای برنامه ریزی فرایندهایی استفاده می شود که در حال حاضر در سازمان وجود ندارد و قصد ایجاد آن را داریم.

 
از اهداف این مدل می توان به کاهش خطا، افزایش بهره‌وری و رضایت مشتری، مدیریت زمان و بهبود فرایندها اشاره کرد.

McKinsey (مک کینزی)، یک مدل عارضه یابی کاربردی

جیمز مکنزی یک شرکت در حوزه مشاوره مدیریت راه اندازی کرد و مدل های مختلفی برای مدیریت کسب و کار معرفی کرد. مدل 7S یکی از معروف ترین مدل های معرفی شده برای عارضه یابی سازمان است. این مدل نشان می دهد که برای بهبود عملکرد سازمان نیازمند به تغییر و توسعه کدام عامل هستیم. 

7 عامل معرفی شده در مدل 7S عبارتند از:  

• Strategy (استراتژی): روش های مختلفی که شرکت سعی در دستیابی به اهداف خود دارد
• Structure (ساختار): نحوه ارتباط بخش های مختلف سازمان
• System (سیستم): فرایندهای کاری در سازمان، مانند سیستم های اطلاعاتی، مالی و...
• Staff (منابع انسانی): نوع و تعداد کارکنان سازمان 
• Style (روش مدیریت): ارزیابی انواع مختلف فرهنگ سازمانی و شیوه های مختلف مدیریت
• Skills (مهارت): مهارت های کارکنان و یا سازمان
• Shared value (ارزش های مشترک): باورها و اهداف بخش های مختلف شرکت

 
عوامل معرفی شده در این مدل همگی با یکدیگر در ارتباط هستند و این ارتباط نحوه عملکرد سازمان را تعیین می کند. بی‌توجهی به هر کدام از این 7 عامل می تواند موجب بروز مشکلاتی برای کل سازمان شود. به عبارتی با بررسی این هفت عامل در سازمان درمیابیم که آیا استراتژی ها به شیوه ای صحیح در سازمان پیاده سازی شده اند یا خیر.

Baldrige (مدل بالدریج) به عنوانی یکی از روش های عارضه یابی سازمان

بسیاری از سازمان‌ها برای پیشرفت خود، منابع قابل توجهی را به مدل بالدریج اختصاص می‌دهند. سازمان ها با بکارگیری این مدل، به بهبود نتایج خود می پردازند و با تراز کردن برنامه‌ها، فرآیندها، تصمیمات، افراد، اقدامات و نتایج، رقابت پذیرتر می‌شوند.
 
مدل بالدریج از اصولی تشکیل شده است که عبارتند از:

• رهبری
• طرح‌ریزی استراتژیک
• مشتری‌مداری و بازارمداری
• جریان و تحلیل اطلاعات
• مدیریت منابع انسانی
• مدیریت فرایند
• نتایج کسب وکار سازمان

معیارهای بالدریج برای برتری عملکرد ساختاری است که هر سازمانی می‌تواند از آن برای بهبود عملکرد کلی خود استفاده کند.

در این مقاله با مهمترین و کاربردی ترین مدل های عارضه یابی سازمان آشنا شدیم و دریافتیم که هر کدام از این مدل ها، معیارها و الگوهای مشخصی را دنبال می کنند و بر اساس آن شاخص ها سازمان را ارزیابی می کنند. ویژگی های یک سازمان تعیین کننده این است که کدام روش برای عارضه یابی سازمان کاربردی تر است. در صورتی که یک مدل عارضه یابی مناسب برای سازمان انتخاب شود می تواند علاوه بر اثرات مثبتی همچون کاهش هزینه ها، روند بهبود کسب و کار را نیز سرعت ببخشد. گروه بین المللی نسیم اطلس اینجاست تا به عنوان یک مشاور در امور عارضه یابی در کنار شما باشد.

عطیه ایزدی (کارشناس بازاریابی دیجیتال)