کارکردها و اهمیت ارتباطات سازمانی و مزایای آن

به سختی می توان به یک آگهی شغلی برخورد کرد که در آن معیارهای واجد شرایط بودن مانند «ارتباط پذیری» یا «مهارت های ارتباطی» ذکر نشده باشد. مفاهیمی مانند «ارتباطات سازمانی»، «ارتباطات شرکتی» یا «کارکرد های ارتباطات سازمانی» مدت‌ها پیش به واژه‌های کلیدی برای مدیریت، کارآفرینی و منابع انسانی تبدیل شدند. منظور از «ارتباطات سازمانی» چیست؟ عمده کارکردها و انواع آن چیست؟ اهمیت ارتباطات سازمانی به چه معناست؟ پاسخ به این سوالات و سوالات دیگر به شما درک بهتری از پدیده و فرآیند ارتباطات سازمانی می دهد.
 

ارتباطات سازمانی چیست؟

ارتباطات مؤثر، عنصر سازنده سازمان‌های موفق است، به عبارت دیگر، ارتباطات مانند خون در یک سازمان عمل می‌کند. همه مدیران و کارکنان باید از نحوه رفتار افراد آگاه باشند تا بهترین محیط کاری را فراهم کنند. رفتار سازمانی به این موضوع می‌پردازد که چگونه افراد ممکن است انگیزه داشته باشند تا به روش‌های مؤثرتری با هم کار کنند.

تعامل مورد نیاز برای هدایت یک گروه به سوی مجموعه ای از اهداف مشترک، ارتباطات سازمانی نامیده می شود. در هر یک از این تعاملات، گهگاه به دلیل بی کفایتی، عدم حساسیت، عدم هماهنگی و تشریفات اداری که همه ناشی از ارتباطات سازمانی ناکارآمد است، نارضایتی به وجود می آید. درک عمیق‌تر ارتباطات، به ما امکان می‌دهد تا عواملی را که به یک سازمان موفق کمک می‌کنند، بهتر درک کنیم.

اهمیت ارتباطات سازمانی به چه معناست؟

• ارتباطات سازمانی، انگیزه کارکنان را از مسیر اطلاع رسانی و شفاف سازی در مورد وظیفه ای که باید انجام شود، نحوه انجام کار و نحوه بهبود عملکرد آنها (در صورتی که در حد مطلوب نباشد)، افزایش می دهد.
• ارتباطات سازمانی، منبع مناسب اطلاعاتی در خدمت اعضای سازمان جهت فرآیند تصمیم گیری است چراکه به شناسایی و ارزیابی مسیر اقدامات جایگزین کمک می کند.
• ارتباطات همچنین نقش مهمی در تغییر نگرش افراد ایفا می‌کند، به این معنا که یک فرد آگاه، نگرش بهتری نسبت به یک فرد با آگاهی کم خواهد داشت. مجلات سازمانی، جلسات و اشکال مختلف  ارتباطات شفاهی و کتبی به شکل گیری نگرش کارکنان کمک می کند.

• ارتباطات سازمانی همچنین به همبستگی بالاتر، معاشرت راحت تر اعضای سازمان کمک می کند. بدون ارتباطات سازمانی نمیتوان در محیط شرکت دوام آورد.
• ارتباطات سازمانی از مسیرهای مختلف به کنترل اعضای سازمان کمک کرده و به بهبود کنترل فرآیند ها منجر خواهد شد. سطوح مختلفی از سلسله مراتب، اصول و دستورالعمل های خاصی وجود دارد که کارکنان باید در یک سازمان از آنها تبعیت کنند. آنها باید از سیاست های سازمانی پیروی کنند، نقش شغلی خود را به نحو احسن انجام دهند و هرگونه مشکل و شکایت کاری را با مافوق خود در میان بگذارند. بنابراین ارتباطات به کنترل عملکرد  مدیریت نیز کمک خواهد کرد.

یک سیستم ارتباطی موثر و کارآمد، مستلزم وجود مهارت مدیریتی در ارائه و دریافت پیام است. یک مدیر باید موانع مختلف ارتباط را کشف کند، دلایل وقوع آنها را تجزیه و تحلیل کند و اقدامات پیشگیرانه را برای اجتناب از آن موانع انجام دهد. بنابراین، مسئولیت اصلی یک مدیر توسعه و حفظ یک سیستم ارتباطی مؤثر در سازمان است. به این ترتیب ارتباطات سازمانی به اشکال و کانال های ارتباطی بین اعضای سازمان ها مانند شرکت ها، موسسات غیرانتفاعی یا کسب و کارهای کوچک اشاره دارد.

مطالعات اخیر، رابطه قوی میان سطوح ارتباطات در یک سازمان و عملکرد و رضایت شغلی پیدا کرده است. ارتباطات سازمانی می تواند رسمی یا غیر رسمی باشد، در جهات مختلف جریان داشته باشد و از رسانه های مختلف استفاده کند.
 

مسیرهای ارتباطات سازمانی

انواع مختلف ارتباطات که در یک سازمان بین افراد برقرار می‌شود  به شرح زیر است:
•    ارتباطات عمودی به سمت پایین
ارتباطات رو به پایین از سطوح مدیریتی و اجرایی به کارکنان، از طریق کانال‌های رسمی مانند دستورالعمل‌های خط‌مشی، قوانین و مقررات و نمودارهای سازمانی، جریان دارد.
•    ارتباطات عمودی به سمت بالا
ارتباطات صعودی توسط کارکنان آغاز شده و به سمت مدیران هدایت می شود و اغلب به شکل یک شکایت یا به صورت یک درخواست است.

•    ارتباطات افقی
ارتباط افقی زمانی اتفاق می افتد که همکاران برای بحث در مورد موضوعات مورد علاقه مشترک، حل مشکلات و به اشتراک گذاری اطلاعات گرد هم می آیند.

کارکرد های ارتباطات سازمانی

پنج کارکرد اصلی ارتباطات سازمانی را میتوان به شکل زیر دسته بندی کرد:
1.    رهبری و  هدایت: کارکرد رهبری باید مدیریت را قادر سازد تا دستورالعمل ها را به شیوه ای واضح و مشخص صادر کند تا کارگران بتوانند بدون مشکل از آنها پیروی کنند. این کارکرد به طور کلی یک  ارتباط رو به پایین است.
 

2.    منطق و عقلانیت: این تابع، مدیریت را قادر می سازد تا دلایل دستورالعمل ها را به گونه ای توضیح دهد که کارگران بتوانند آن را درک کنند. در این زمینه، ارتباط رو به پایین است. با این حال، کارکرد منطق جهت توانمند ساختن کارمندان برای انتقال برخی از موارد به مدیریت، با استفاده از ارتباطات صعودی انجام می شود. برای مثال، اگر یک کارگر مشکل انگیزشی را شناسایی کند، ممکن است این موضوع را به طور رسمی به مدیریت منتقل کند و از کارکرد منطقی سازی برای برجسته کردن تأثیر بالقوه مشکل بر سودآوری استفاده کند.
 

3.    حل مسئله: اکثر شرکت ها جلسات منظمی را برای بحث در مورد موضوعاتی مانند چرخه تولید، زمان تحویل، حاشیه قیمت و سایر زمینه هایی که در آن موقعیت های غیرعادی ایجاد شده و ممکن است بر عملکرد یک تجارت تأثیر بگذارد، برگزار می کنند. در این جلسات، ارتباطات سازمانی نقش مهمی در طرح مشکلات، طوفان فکری پاسخ های بالقوه و نهایی کردن راه حل ها ایفا می کند. به این ترتیب، یک شرکت حداکثر بهره را از توانایی های افراد درگیر در ارتباطات سازمانی می برد که به صورت افقی و اغلب غیررسمی جریان دارد.

4.    مدیریت تعارض: تعارض در محل کار می تواند منجر به از دست دادن کارمندان با استعداد، طرح شکایت و احتمالاً دعوا شود. مدیریت تعارض با گرد هم آوردن همه طرف ها برای بحث در مورد اختلافاتشان در یک محیط امن و متعادل، یک کارکرد مهم از فرآیند ارتباطات سازمانی است. این نوع ارتباط معمولاً شامل هر سه جهت ارتباطی است. توجه به این نکته ضروری است که اگرچه ممکن است بحث ها غیررسمی باشد، اما تصمیمات نهایی معمولاً به طور رسمی ابلاغ می شود.
 

5.    انطباق: به دست آوردن انطباق در میان کارکنان، برای پایبندی کامل به دستورالعمل ها ضروری است. برای انجام این کار، مدیریت باید به بازخورد کارکنان گوش دهد و ایده ها و نظرات آنها را در نظر بگیرد. بازخورد یا ارتباط دو طرفه می تواند هم به سمت بالا، هم رو به پایین یا افقی باشد و ممکن است رسمی یا غیر رسمی باشد، اما برای یک شرکت مهم است که کانال های ارتباطی باز را برای ایجاد انگیزه و دستیابی به بهترین عملکرد از کارکنان فعال کند.
 

مزایای ارتباطات سازمانی 

برای موفقیت یک سازمان، نه تنها باید یک خط ارتباطی باز میان مدیران، کارکنان، ذینفعان و جامعه شرکت برقرار باشد بلکه باید یک استراتژی برای اطمینان از موثر بودن، سازگاری و همسویی با اهداف کسب و کار وجود داشته باشد.

مطمئناً، این امر نیاز به برنامه ریزی، زمان، و احتمالاً کمی سرمایه گذاری دارد، اما بازده آن بسیار زیاد است.

برخی از مزایای موجود در این حوزه عبارت اند از:
•    ایجاد اعتماد میان افراد که منجر به افزایش تعامل می شود.
•    این فرآیند تضمین می کند که صدای کارمندان شنیده می شود. این صدا می تواند بازخوردی را که سازمان شما برای بهبود و رشد بدان نیاز دارد ارائه دهد.
•    این امر به ایجاد روابط کاری قوی‌تر میان کارکنان کمک می‌کند و سطح وفاداری را افزایش می دهد.
•    اطلاعات نادرست و سوء تفاهمات را که به نوبه خود باعث کاهش انگیزه و نارضایتی در میان افراد می شود، کاهش می دهد.
•    به کارکنان کمک می کند تا ماموریت و چشم انداز شرکت را درک کنند.
•    کارایی را بهبود می بخشد و خطاهای پرهزینه احتمالی ناشی از اطلاعات نادرست را کاهش می دهد.

یک استراتژی ارتباطات سازمانی موثر چگونه است؟

1.    به طور منظم و مداوم ارتباط برقرار کنید
از سازگاری و ثابت بودن هر سطح از ارتباطاتی (فواصل ثابت، رسانه‌های ثابت، پیام‌رسانی مداوم، و غیره) که برقرار می کنید، مطمئن شوید. بنابراین اگر مدیر عامل هستید، ممکن است بخواهید حداقل چند جلسه ثابت با فرمتی مشابه که فرصتی برای ارسال بازخورد و پرسش سؤالات در طول و بعد از آن فراهم میکند، در تمام سطح شرکت در طول یک سال ترتیب دهید. نکته این است که یک برنامه ثابت برای حداقل سطح ارتباطی خود تنظیم کرده و به آن پایبند باشید.
 

2.    با ادبیاتی که مطابق بر فرهنگ سازمانی تان باشد، صحبت کنید.
ایجاد لحن، ادبیات و صدایی مناسب (چه در یک سازمان بزرگ یا یک استارتاپ کوچک) دشوار است. اما درست کردن آن برای ایجاد حس تداوم و اعتماد در شرکت ضروری می باشد.

مدیر عامل باید لحن خود را تنظیم کند و اطمینان حاصل کند که همه پیام‌ها ( نوشتاری و گفتاری) مطابق با دیدگاه و فرهنگ سازمان است. این امر ممکن است به مربیگری و جلسات آموزشی منظم نیاز داشته باشد تا اطمینان حاصل شود که مهارت‌های ارتباطی گفتاری و نوشتاری مدیران در حد عالی است و آنها از چشم‌انداز شرکت و سیاست‌های ارتباطی درونی آگاه هستند. پس از اینکه اطلاعات به افراد مربوطه منتقل شد، مسئولیت ارائه بازخورد از طریق کانال های از پیش توافق شده (که باید توسط مدیران آنها تعریف شود)، بر عهده آنهاست.
 

3.    بررسی کنید که مخاطبان شما چه کسانی هستند؟
با اینکه مهم است همه را در جریان قرار دهید، اما این بدان معنا نیست که همه باید همه چیز را در زمان واقعی بدانند. شما باید اطلاعات را در زمانی مناسب به مخاطبانی مناسب، ارائه دهید.

به عنوان مثال، فرض کنید که سازمان شما به این نتیجه رسیده است که باید هزینه های خود را کاهش دهد. اگر کارکنان شما این اطلاعات را بدون زمینه بشنوند، می توانند سریعاً نتیجه گیری ذهنی خود را داشته باشند و با وجود راه حلی که پیدا کرده اید (که می تواند به سادگی صرف هزینه کمتر برای تجهیزات باشد)، می تواند برای کارکنان شما بی اعتمادی و اضطراب به همراه داشته باشد. 

با برنامه ریزی، پیام رسانی و زمان بندی مناسب می توان از همه این ها جلوگیری کرد. برای پیام‌های حساسی مانند این، مؤثرترین استراتژی، راهبرد ارتباطی از بالا به پایین است. مدیرعامل باید ابتدا به مدیران سطح بالا اطلاع دهد، سپس آنها پیام ها را برای تیم های خود فیلتر کنند. این تضمین می کند که اطلاعات به شیوه ای کنترل شده و یکنواخت فیلتر می شوند.
 

در پایان می توان گفت که عدم توجه به کارکردهای ارتباطات سازمانی و نادیده گرفتن حجم اهمیت ارتباطات سازمانی موثر، منجر به اختلال در اجرای فرآیند های عملیاتی هر مجموعه ای شده و چیزی به غیر از زیان در پی نخواهد داشت. به همین علت مجموعه نسیم اطلس با تکیه بر دانش فنی و تجربه تیم اجرایی خود آماده است تا در زمینه ی بهبود اجرای فرآیندهای ارتباطات سازمانی و سایر خدمات راهکارهای سازمانی در کنار شما بوده و تخصص خود را در اختیار سازمان شما  قرار دهد.
 

محمدحسین آقامحمدی (کارشناس ارشد بازاریابی)