در شلوغی‌های عملیات روزمره لجستیک، گاهی تشخیص مشکل اصلی سخت می‌شود. هزینه‌ها افزایش می‌یابد، تاخیرها تکرار می‌شود، هماهنگی بین واحدها بهم می‌ریزد، اما منبع این مشکلات به سادگی قابل شناسایی نیست!

تحلیل وضعیت موجود (AS-IS) می‌تواند در چنین شرایطی تصویر شفافی از سازمان ارائه دهد. اما چگونه بفهمیم زمان انجام این تحلیل فرا رسیده است؟

 در ادامه ۵ نشانه کلیدی را بررسی می‌کنیم:

۱. هزینه‌ها افزایش یافته اما منبع دقیق آن مشخص نیست

افزایش هزینه سوخت، کرایه انبار، حقوق پرسنل و سایر اقلام هزینه ‌ای در لجستیک طبیعی است. اما گاه با رقمی مواجه می‌شویم که در هیچ یک از این اقلام نمی‌گنجد و منبع آن نامشخص است.

هزینه‌ های پنهان در لجستیک متنوع‌ اند: توقف‌های بی ‌برنامه ناوگان، مسیرهای تکراری و غیربهینه، دوباره ‌کاری در انبار، مکاتبات بی‌نتیجه بین واحدها.

این هزینه‌ها در صورت‌ حساب‌ها ثبت نمی‌شوند اما در پایان ماه، خود را نشان می‌دهند.

اگر نمی‌توانید با اعداد و ارقام نشان دهید که منابع سازمان دقیقاً کجا مصرف می‌شود، تحلیل وضعیت موجود می‌تواند شفافیت لازم را ایجاد کند.

هر روز با بهانه‌ ای جدید مواجهید: ترافیک سنگین، دیر رسیدن راننده، آماده نبودن بار، مشکلات گمرکی.

تاخیرها پایان نمی یابند و هیچ‌ کس نمی‌تواند با قاطعیت بگوید ریشه اصلی کجاست.

تاخیرهای مکرر و بدون الگوی مشخص، معمولاً نشانه یک مشکل ساختاری هستند. ممکن است هماهنگی بین انبار و ناوگان دچار اختلال شده باشد. ممکن است فرآیند بارگیری بیش از زمان استاندارد طول بکشد. ممکن است مسیرها نیاز به بازطراحی داشته باشند.

تاخیرهایی که تکرار می‌شوند اما ریشه ‌شان پیدا نمی‌شود، از جدی ‌ترین زنگ‌ خطرها برای مدیران لجستیک هستند.

۳. واحدهای سازمان مستقل از یکدیگر عمل می‌کنند

واحد فروش به مشتری قول تحویل محموله در کوتاه ‌ترین زمان ممکن را می‌دهد، انبار از آماده نبودن محموله خبر می‌دهد، ناوگان نیز از نبود کامیون می‌گوید. نتیجه این وضعیت، نارضایتی مشتری، خستگی کارکنان و سردرگمی  مدیران است.

این سناریوی آشنا نشان می‌دهد که هر واحد مستقل از دیگری کار می‌کند. هماهنگی بین واحدها اگر وابسته به روابط شخصی یا پیگیری‌ های فردی باشد، پایدار نخواهد ماند.

اگر در سازمان شما جریان کار به جای هدایت توسط فرآیندهای مشخص، به افراد وابسته است، ساختار سازمانی نیاز به بازنگری دارد.

۴. تصمیم‌گیری‌ها بیشتر مبتنی بر شهود است تا داده‌ها

"به نظر من اینطور بهتر است"، "تجربه من می‌گوید این کار جواب نمی‌دهد"، "همیشه این کار را کرده‌ایم و نتیجه گرفته‌ایم". این جملات در جلسات تصمیم‌گیری بسیاری از سازمان‌ها شنیده می‌شود.

تجربه مدیران ارزشمند است، اما زمانی که پای تصمیم ‌گیری‌های کلان به میان می‌آید، داده‌ها اعتبار بیشتری دارند. شهود می‌تواند جهت‌دهنده باشد، اما تحلیل داده‌هاست که مسیر را هموار می‌کند.

اگر جلسات تصمیم‌گیری در شرکت شما بیشتر به نظرسنجی از مدیران شبیه است تا بررسی گزارش‌های تحلیلی، احتمالاً به یک سیستم ارزیابی عملکرد مبتنی بر داده نیاز دارید.

۵. دوباره‌ کاری به یک رویه عادی تبدیل شده است

محموله به مقصد می‌رسد اما مشخص می‌شود اشتباه چیده شده است. مدارک ارسال می‌شود اما ناقص است. سفارش ثبت می‌شود اما اطلاعات محصول اشتباه است. هر بار باید کاری را دوباره انجام داد.

دوباره ‌کاری یعنی زمان، انرژی و هزینه‌ای که می‌توانست صرف کار جدید شود، صرف درست کردن اشتباهات قبلی می‌شود. این یعنی بهره‌ وری پایین، خستگی کارکنان و کاهش حاشیه سود.

اگر دوباره ‌کاری در سازمان شما به یک رویه عادی تبدیل شده، فرآیندهای عملیاتی نیاز به بازطراحی اساسی دارند.

گام بعدی: تحلیل وضعیت موجود

اگر چند مورد از نشانه‌های فوق را در سازمان خود مشاهده می‌کنید، قدم اول بررسی دقیق وضعیت موجود است.

تحلیل وضعیت موجود (AS-IS) به شما کمک می‌کند:

• تصویری شفاف از جایگاه فعلی سازمان به دست آورید
• نشانه‌ها را از ریشه‌ها تفکیک کنید
• مسیر اصلاح را بدون سردرگمی پیدا کنید
• منابع را در نقاطی متمرکز کنید که بیشترین اثربخشی را دارند

گاهی اوقات مفهوم KPI  و AS-IS   با هم اشتباه گرفته میشوند چون مفهوم شاید نزدیک به هم دارند اما در واقعیت دو معقوله کاملا متفاوت هستند پس قبل از ادامه بهتر است تفاوت این دو را بدانیم :

KPI یا شاخص کلیدی عملکرد (Key Performance Indicator)  ابزاری برای اندازه‌گیری میزان موفقیت سازمان در دستیابی به اهداف از پیش تعیین‌شده است. این شاخص‌ها با استفاده از داده‌ها و اعداد، عملکرد بخش‌های مختلف را ارزیابی می‌کنند و نشان می‌دهند که سازمان تا چه اندازه به اهداف خود نزدیک شده است.

با این حال KPI و تحلیل AS-IS  دو مفهوم متفاوت اما مکمل یکدیگرند. KPI تنها مشخص میکند چه اتفاقی افتاده است.

برای مثال KPI  افزایش هزینه ها، کاهش تحویل به موقع یا افت بهره وری را نشان میدهد اما تحلیل AS-IS یک گام عمیق تر میرود و بررسی میکند چرا این اتفاق افتاده است. این تحلیل با ارزیابی فرایند ها، ساختار سازمان، جریان اطلاعات و نحوه اجرای عملیات، ریشه مشکلات و گلوگاه ها را ارزیابی و شناسایی میکند.

به بیان ساده KPI وضعیت عملکرد سازمان را اندازه گیری میکند، در حالی که تحلیل AS-IS علت واقعی این عملکرد را آشکار میسازد و مسیر بهبود را مشخص میکند.

تحلیل وضعیت موجود (As-Is) قبل از شروع پروژه‌های لجستیک، یکی از کلیدی‌ ترین عوامل در موفقیت یا شکست آنهاست.

شرکت‌هایی که این تحلیل را به ‌درستی انجام می‌دهند، نه ‌تنها شانس موفقیت پروژه خود را به ‌طور چشمگیری افزایش می‌دهند، بلکه می‌توانند به صرفه‌جویی‌های هزینه‌ ای قابل توجهی دست یابند.

در ادامه، به بررسی آمار و ارقام مربوط به تاثیر این تحلیلها می‌پردازیم.

درصد موفقیت پروژه‌ها با و بدون تحلیل وضعیت موجود:

آمارها نشان می‌دهند که پروژه‌های لجستیک به طور کلی با نرخ شکست بالایی روبرو هستند. بر اساس گزارش موسسه گارتنر، ۷۶٪ از پروژه‌های تحول لجستیک هرگز به طور کامل موفق نمی‌شوند !

و در دستیابی به اهداف بودجه ‌بندی، زمان‌بندی یا شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) شکست می‌خورند.

در واقع KPI  یا شاخص کلیدی عملکرد یکی از عناصر مهم سنجش عملکرد سازمان است .

KPI به ما در درک میزان خوب بودن عملکرد سازمان، واحد سازمانی و افراد در مقایسه با اهداف کمی و کیفی راهبردی تعریف  شده کمک خواهد کرد. شاخص KPI برای تمامی صنایع، سازمان‌ها و حتی کارهای شخصی می‌تواند استفاده شود. این شاخص باید در دوره‌های زمانی مشخص ارزیابی شود و با معیارهای عملکرد در زمان گذشته مورد مقایسه قرار بگیرد.

اهمیت و کاربرد KPI در لجستیک:
در شرکت‌های لجستیکی، KPI به ما کمک می‌کند عملکرد عملیات را به‌ صورت دقیق بسنجیم و تصمیمات بهتری برای بهبود فرآیندها بگیریم. با شاخص‌های کلیدی مثل تحویل به‌موقع محموله‌ها، دقت سفارش‌ها، هزینه حمل و گردش موجودی می‌توانیم نقاط ضعف و قوت سیستم را شناسایی کنیم و منابع را هوشمندانه هدایت کنیم. ارزیابی مستمر KPI باعث می‌شود روندها و عملکرد گذشته قابل مقایسه باشد و اهداف کمی و کیفی سازمان به‌طور شفاف دنبال شوند.

شاخص کلیدی عملکرد چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد؟

اما نکته مهم اینجاست که رویکرد صحیح در مواجهه با چالش‌ها و انجام تحلیل‌های دقیق می‌تواند این شانس را کاملاً معکوس کند. تحقیقات گارتنر نشان می‌دهد رهبرانی که به جای نادیده گرفتن مقاومت‌های تیمی و اعمال فوریت، از "رویکرد خرد جمعی" استفاده می‌کنند (که همان تحلیل بازخوردها و مشارکت تیم‌ها از ابتدای کار است)، شانس موفقیت پروژه خود را تا ۶۲٪ افزایش می‌دهند.

این در حالی است که رویکرد رایج "فوریت" که بدون تحلیل و مشارکت تیم‌ها اعمال می‌شود، شانس موفقیت را تا ۴۷٪ کاهش می‌دهد. به عبارت دیگر، انجام یک تحلیل دقیق وضعیت موجود (که بخش مهمی از رویکرد خرد جمعی است) می‌تواند تفاوت بین شکست و موفقیت را رقم بزند.

  برای درک بهتر این تفاوت، به جدول زیر توجه کنید:

تحلیل As-IS چقدر می‌تواند در هزینه‌ها صرفه‌جویی کند؟

شاید مهم ‌ترین بخش پاسخ شما به تفاوت در ارقام و اعداد هزینه‌ها مربوط شود.

بررسی چندین مطالعه موردی (Case Study) نشان می‌دهد که تحلیل دقیق وضعیت موجود و بهینه ‌سازی بر اساس آن، منجر به صرفه‌جویی‌های مالی بسیار قابل توجهی می‌شود. در ادامه چند نمونه واقعی آورده شده است:

• کاهش ۱۹٪ در هزینه‌های لجستیک: یک شرکت شیمیایی پس از انجام یک تحلیل کامل (As-Is) از ساختار حمل‌ونقل و تعرفه‌های خود، موفق به کاهش ۱۹٪ در هزینه‌های لجستیک شد. این شامل ۲۲٪ صرفه‌جویی در هزینه‌های حمل‌ونقل جاده‌ای و ۱۴٪ در هزینه‌های عملیات انبارداری بود.

• صرفه‌ جویی سالانه ۲ میلیون دلار: یک شرکت واردکننده مواد غذایی با انجام یک تحلیل شبکه حمل‌ ونقل و توزیع توسط  Lineage، توانست با تغییر بنادر ورودی و اضافه کردن مراکز توزیع جدید، سالانه ۲ میلیون دلار در هزینه‌های حمل‌ ونقل خود صرفه‌جویی کند.

• صرفه‌جویی سالانه ۴ میلیون دلار: یک تولید کننده تجهیزات تهویه مطبوع در آمریکا با انجام یک مطالعه     بهینه‌ سازی حمل‌ ونقل (تحلیل وضعیت موجود) متوجه شد که صرفاً با تغییر استراتژی حمل‌ونقل و انتخاب به‌صرفه‌ ترین روش، می‌تواند سالانه ۲.۲۵ میلیون دلار صرفه‌جویی کند. حتی بیشتر از آن، با تغییر مدل به "کامیون کامل با توقف‌های متعدد" و تلفیق محموله‌ها، این صرفه‌جویی به بیش از ۴ میلیون دلار در سال افزایش می‌یافت.

جمع‌بندی این ارقام نشان می‌دهد که تحلیل As-Is می‌تواند منجر به صرفه ‌جویی‌هایی در حدود ۲٪ تا ۱۹٪ از هزینه‌های عملیاتی لجستیک شود که در اعداد و ارقام مطلق، بسته به اندازه شرکت، به میلیون‌ها دلار در سال می‌رسد.

در گروه بین‌المللی نسیم اطلس، تحلیل وضعیت موجود با رویکردی داده‌محور و چندبعدی انجام می‌شود. ساختار سازمان، فرآیندها، منابع انسانی و فیزیکی، و عملکرد فعلی بررسی می‌شود تا تصویری واقعی و بدون اغراق از کسب‌ وکار شما ارائه دهد.

اگر احساس می‌کنید سازمان شما به چنین تحلیلی نیاز دارد، تیم ما آماده همراهی است.