توسعه ارتباطات هوشمند سازمانی و مزایای آن

مسیرهای زیادی جهت برقراری ارتباطات داخلی و خارجی در کسب و کارهای مختلف وجود دارد. پست الکترونیک، سیستم های تلفن و ارتباطات نوشتاری برخی از ابزارهای معمول ارتباطات تجاری را تشکیل می دهند. اما با توجه به پیشرفت روزافزون تکنولوژی، این روش ها به سرعت تحت الشعاع سیستم های دیجیتال و ارتباطات هوشمند با ویژگی های بیشتر قرار گرفته اند. امروزه مجموعه ای از سیستم های ارتباطی دیجیتال برای کسب و کار شما در دسترس هستند، چه یک تیم کوچک باشید و چه یک شرکت بزرگ چند ملیتی. از آنجا که توسعه ارتباطات هوشمند سازمانی بخش مهمی از فرآیند راه اندازی و بقاء کسب و کار شما است، انتخاب یک سیستم ارتباطی مناسب، رونق و رشد کسب و کار شما را به همراه خواهد داشت.

ارتباطات هوشمند سازمانی چیست؟

پیشرفت های فناوری و گسترش اینترنت سبب شده تا امروزه ارتباطات مبتنی بر سیستم های مخابراتی هرچه بیشترجای خود را به ارتباطات هوشمند بر بستر اینترنت بدهند. این تغییرات از چشم صاحبان سرمایه و مدیران سازمان های مختلف نیز دور نمانده است. آن ها نیز به سمت اعمال تغییرات در این حوزه رفته اند و از فناوری های جدید ارتباطی مانند:

• تلفن بر بستر اینترنت (VoIP)،
•  سیستم های هوشمند پیام رسان فوری (Skype for business)،
•  به کارگیری مرکز تماس هوشمند چند رسانه ای و سایر ارتباطات هوشمند درون- برون سازمانی 

به جای سیستم های ارتباط سنتی، استفاده می کنند. 

هنگام تحقیق در مورد سیستم های ارتباطات هوشمند سازمانی باید به دنبال چه چیزی باشید؟ 

با شناسایی واضح نیازهای ارتباطی فعلی خود شروع کنید. به عنوان مثال ارتباطات کارکنان، برگزاری کنفرانس (وب، صوتی، تصویری)، پیام‌رسانی فوری، رسانه‌های اجتماعی و غیره را در نظر بگیرید. یک راه ساده برای انجام این کار، نوشتن فهرستی از افراد، تامین‌کنندگان، فروشندگان و مشتریانی است که کسب‌وکارتان با آنها در تعامل است. شما در حال حاضر با افراد یا نهادهای موجود در فهرست خود ارتباط برقرار می کنید.
 

داشتن چشم اندازی مناسب، از آنچه می خواهید تا یک سیستم ارتباطی برای کسب و کار شما در حال حاضر و در آینده انجام دهد، بسیار مهم است. با این کار مطمئن می‌شوید که پول اضافی برای ویژگی‌هایی که هرگز استفاده نمی‌کنید خرج نمی‌کنید، یا روی چیزی که بعداً کاربرد چندانی ندارد سرمایه گزاری نخواهید کرد.
این سه نکته مهم را در نظر داشته باشید:
•    برای چه تعداد کاربر به این سیستم های ارتباطی نیاز دارید؟
•    چه ویژگی هایی بیشترین سود را برای کسب و کار شما دارد؟
•    تا چه اندازه حاضرید سرمایه گذاری کنید؟

 در گذشته سیستم های تلفن سانترال مبتنی بر گوشی های تلفن، بهترین راه برای مدیریت ارتباطات آنی بین کارمندان، کاربران و مشتریان بود و سازمان ها به ناچار مجبور به پرداخت هزینه هاي گزاف جهت برقراري تماس هاي بين شهري و خارج از کشور بودند که این مهم هزینه هاي بي بازگشت بسياری براي سازمان ها به ارمغان می آورد.  امروزه با استفاده از بستر اینترنتي موجود و استفاده از فن آوري تلفن اینترنتي VOIP علاوه بر پرداخت هزینه های کمتر، ویژگی های پویاتری در ارتباطات سازمانی به دست آمده است که در ادامه به آنها خواهیم پرداخت. 

تلفن مبتني بر IP و يا Voice Over IP ، VOIP (به عنوان یکی از کاربردهای فناوری اطلاعات در سازمان) یکي از بهترین راهکارهاي ارتباط نوین در جهان، و یک راه حل ایده آل برای انواع سازمان ها در اندازه های مختلف است. 

 
یک سیستم ارتباطی VoIP علاوه بر بی نیاز نمودن شما نسبت به استفاده از سیستم های سانترال، مزایای زیر را به همراه دارد.

• سیستم های VoIP معمولاً هزینه نصب، اجرا و نگهداری کمتری نسبت به خدمات تلفن تجاری سنتی دارند.
• سیستم‌های VoIP می‌توانند کاملاً مبتنی بر فضای ابری باشند که در این حالت، هزینه اولیه را به حداقل می رسانند.
• با استفاده از سیستم های VoIP تماس های تلفنی درون شبکه (بین شعب سازمان در داخل و خارج از کشور) رایگان خواهد بود.
• VoIP امکان ایجاد شرایط دورکاری، شماره داخلی های نامحدود، سیستم فکس دیجیتال و ضبط کلیه مکالمات بدون پرداخت هزینه و استفاده از تجهیزات اضافی را ایجاد می نماید.
•  VoIP از ابزارهای هوشمندتر برای کاربران مانند برنامه‌های تلفن هوشمند یا Outlook پشتیبانی می‌کند.
• ابزارهای مشارکتی و تجزیه و تحلیل داخلی مدیریت راه حل VoIP را آسان می کند.
• افزایش کیفیت مکالمات، دست آورد مهم دیگری از سیستم VoIP  است.

برای راه‌حل‌های VoIP مبتنی بر فضای ابری، شما به سادگی هزینه خدماتی را که استفاده می‌کنید، پرداخت می‌کنید و هزینه نصب و نگهداری سخت‌افزار توسط ارائه‌دهنده شما پوشش داده می‌شود. این سیستم ها به طور قابل توجهی ارزان اند، راه اندازی و نگهداری آن ها آسان است و انعطاف پذیرتر از سیستم های سانترال سنتی می باشند. سیستم های ارتباطی مبتنی بر فضای ابری بدون شک بهترین راه حل ارتباطی هوشمند برای مشاغل بزرگ هستند.

سیستم های پیام رسانی فوری به عنوان یکی از ابزارهای ارتباطات هوشمند سازمانی

پیام‌رسانی فوری یکی دیگر از پلتفرم‌های ارتباطی جدید است که مخصوصاً برای مشاغلی با نیروی کار پراکنده و یا ارتباطات داخلی قابل توجه مناسب است. در بسیاری از موارد، پلتفرم‌های پیام‌رسانی فوری، سیستم‌های تلفن VoIP را تقویت کرده و با آنها یکپارچه می‌شوند. به عنوان مثال، Skype برای کسب و کار امکان ارتباط فوری تایپ شده با کاربران داخل یا خارج از سازمان شما را فراهم می کند. همچنین از تماس‌های صوتی، کنفرانس ویدیویی، اتاق‌های جلسات مجازی میزبانی شده و اشتراک‌گذاری دسکتاپ نیز پشتیبانی می‌کند.

VoIP و skype for business به کسب و کارهای کوچک و بزرگ راه حل های ارتباطی پویا و مقیاس پذیر با قیمت های مقرون به صرفه ارائه می دهند. 

مرکز تماس چند رسانه ای برای توسعه ارتباطات سازمانی

مشتریان خواهان آزادی انتخاب در برقراری ارتباط با یک سازمان، از میان چندین نقطه تماس هستند، بسته به اینکه چه چیزی برای آنها راحت تر است.  در سازمان های امروزی پیام‌رسانی یکپارچه و فن‌آوری‌های تحت وب به یک ضرورت تبدیل شده اند تا شرکت‌ها بتوانند از طریق مراکز تماس خود، از این کانال‌ها پشتیبانی کنند. شرکت هایی که مایل به سرمایه‌گذاری در فناوری‌های ارتباطات هوشمند هستند، پاداش‌های بزرگی را دریافت خواهند کرد.

 بسیاری از مراکز تماس، هزینه فروش و خدمات مشتری را کاهش می دهند و در عین حال درآمد خود را از طریق بهبود قابلیت های فروش متقابل و افزایش فروش از وب سایت خود افزایش می دهند. مهمتر از آن، شرکت ها با ارائه خدمات آنلاین به مشتریان از طریق وب و پاسخ های دقیق و به موقع به پست صوتی، فکس و ایمیل، کیفیت کلی تعاملات مشتری را بهبود می بخشند. در نتیجه، سازمان ها به افزایش وفاداری و رضایت مشتری و در نهایت سودآوری بیشتر دست می یابند. همانطور که باید فراتر از مدیریت تماس های تلفنی به مدیریت تمام تعاملات مشتری حرکت کنید، تقاضا برای تبدیل مرکز تماس شما به مرکز تماس چند رسانه ای کلید حیاتی موفقیت خواهد بود.

در انتها می توان بیان داشت که  امروزه بخش وسیعی از ارتباطات مبتنی بر سیستم های مخابراتی در زندگی روزمره جای خود را به ارتباطات بر بستر اینترنت (ارتباطات هوشمند سازمانی) سپرده اند. بدون شک مزایای نامحدود و رو به افزایش این نوع ارتباطات، از دید مدیران کارآمد در سازمان ها و بنگاه ها نیز دور نمانده است. تیم توسعه ارتباطات سازمانی در نسیم اطلس راهکار نیز با تسلط بر فن آوری به روز در این حوزه امکان طراحی و اجرای مناسب ترین شیوه ارتباطی را به سازمان ها خواهد داد.
 

محمدحسین آقامحمدی (کارشناس ارشد بازاریابی)