مزایا و انواع اتوماسیون های سازمانی و اهمیت یکپارچگی آن

امروزه خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار یا اتوماسیون های سازمانی یکی از سریع ترین فناوری های در حال رشد است. شرکت ها باید اطمینان حاصل کنند که فرآیندهای آنها تا حد امکان مؤثر و کارآمد است. در نتیجه، آن‌ها به انواع اتوماسیون سازمانی روی می‌آورند تا فرآیندها را مقیاس‌بندی کرده، مشکلات منحصربه‌فرد را در جریان کار خود حل کنند و بهره‌وری را به حداکثر برسانند. در این مقاله هر آنچه را که می بایست در مورد اتوماسیون سازمانی، فرآیندهای کسب و کار و مزایای اتوماسیون سازمانی بدانید، آورده شده است.

فرآیند های سازمانی چیست؟

فرآیند های کسب‌وکار مجموعه‌ای از وظایف و فعالیت‌هایی است که به یک نتیجه خاص و تعریف‌شده دست می‌یابد. هر توصیفی از یک فرآیند سازمانی (مانند مدل فرآیند یا نقشه فرآیند) باید نه تنها وظایف، بلکه افراد، سیستم ها و اطلاعاتی را که فرآیند به آنها بستگی دارد، شامل شود.

انواع مختلفی از فرآیندهای سازمانی از جمله فرآیندهای اصلی و پشتیبانی وجود دارند که هر کدام، نقش مهمی در سازمان ایفا می کنند و می توانند با استراتژی و نرم افزار مناسب، بهینه و خودکار شوند. 
 

اتوماسیون سازمانی چیست؟

مفهوم اتوماسیون در فرآیند کسب و کار به استفاده از نرم افزار برای به حداقل رساندن دست داشتن انسان در یک فرآیند تجاری خاص اشاره دارد. از آنجایی که هر فرآیند از یک سری وظایف و گردش کار مخصوص تشکیل شده است، هدف اولیه اتوماسیون سازمانی، خودکارسازی هر چه بیشتر عناصر فرآیند است. به طور خلاصه، اتوماسیون سازمانی مجموعه ای از ماژول های نرم افزاری مختلف است که برای خودکارسازی، یکپارچگی و بهینه سازی انواع فرآیندها استفاده می شود و در نتیجه امکان گزارش گیری در سطوح مختلف سازمانی را امکان پذیر می نماید. 
 

انواع اتوماسیون سازمانی

خودکارسازی فرآیند های کسب و کار مشتمل بر انواع مختلفی است که در ادامه به آن ها اشاره شده است:

اتوماسیون وظایف
هدف از اتوماسیون وظایف، حذف یا به حداقل رساندن وظایف دستی در یک فرآیند است. این موارد ممکن است شامل ارسال ایمیل، ایجاد اسناد، گرفتن امضا یا به‌روزرسانی وضعیت باشد.

اتوماسیون گردش کار
هدف از اتوماسیون گردش کار، اعمال اتوماسیون بر مجموعه ای از وظایف و فعالیت های تعریف شده است. در برخی از گردش های کاری، هر فعالیت می تواند به شکل کامل خودکار باشد. در برخی دیگر، بخشی از وظایف خودکار خواهند بود در حالی که برخی دیگر (معمولاً آنهایی که نیاز به تفکر انتقادی یا مهارت های تصمیم گیری دارند) توسط کارمندان انجام می شود.
 

اتوماسیون فرآیند
بر خلاف اتوماسیون وظیفه، اتوماسیون فرآیند یک فرآیند را از ابتدا تا انتها بررسی می کند تا حداکثر فرصت های اتوماسیون را شناسایی کند. اتوماسیون فرآیند شامل وظایف فردی و گردش‌های کاری است که یک فرآیند را تشکیل می‌دهند.

اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA)
برخی از کارها برای اتوماسیون با استفاده از ربات های نرم افزاری با کد های سفارشی، مناسب می باشند. به طور معمول، اینها وظایف ساختاری و تکراری هستند که هر بار بدون استثنا به یک شکل انجام می شوند. به عنوان مثال، زمانی که یک کارمند بخشی از روز خود را صرف ورود به سیستم، بازیابی داده ها و افزودن آن داده ها به سیستم دیگری می کند، این نوع کار (که نیازی به تصمیم گیری ندارد)  برای RPA ایده آل است.

اتوماسیون هوشمند
اتوماسیون هوشمند یک راه حل پیچیده است که شامل اتوماسیون وظایف، اتوماسیون فرآیند و RPA می شود و سپس آن ها را با هوش مصنوعی، تجزیه و تحلیل داده ها و سایر فناوری های پیشرفته ترکیب می کند تا وظایف سطح بالاتر مانند تصمیم گیری را نیز خودکار کند.
 

مزایای اتوماسیون های سازمانی و خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار چیست؟

رایج ترین پاسخ به این سوال این است که: اتوماسیون، فرآیندهای شما را کارآمدتر می کند. اگرچه پاسخ درستی است، اما در مورد تأثیر خودکارسازی فرآیندها یا چگونگی سودرساندن به کسب و کارهای مختلف توضیح چندانی نمیدهد. یکی از مهمترین مزایای خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار این است که معمولاً تیم ها را ملزم می کند تا فرآیندهای خود را استاندارد کنند.

استانداردسازی فرآیندها، عملکرد کلی کسب و کار را با موارد زیر بهبود می بخشد:
•    تسهیل اجرای الزامات امنیتی و انطباق پذیری
•    بهبود ثبات تجارب مشتری/کارمند
•    ساده سازی گزارشات و نظارت بر عملکرد  KPIهای فرآیند
•    کاهش خطاها و تاخیرها
•    افزایش قابلیت پیش بینی
•    توسعه قابلیت های برنامه ها و اپلیکیشن های کاربردی موجود 

به طور کلی، مقیاس‌پذیری فرآیندهای استاندارد آسان‌تر است. هنگامی که فرآیند هر بار به یک شکل انجام می شود (با استفاده از یک توالی داده و گردش کار یکسان) تکرار و تکثیر در حجم بالاتر آسان تر می گردد. فرآیندهای استاندارد کارآمدتر هستند به این دلیل که اتوماسیون فرآیند کسب و کار، کنترل، سازگاری و هماهنگی را در بافت کلی فرآیند به ارمغان می آورد.

چگونه یک فرآیند سازمانی را خودکار کنیم؟

1.    اهداف اتوماسیون خود را مشخص کنید.
2.    فرآیند هدف را شناسایی کنید.
3.    مرزهای فرآیند را تعیین کنید.
4.    روند فعلی را نقشه برداری کنید.
5.    فرصت های اتوماسیون خود را شناسایی کنید.
6.    لیست علاقه مندی های اتوماسیون بسازید.
7.    ابزارها و توانایی های خود را ارزیابی کنید.
8.    اتوماسیون را پیکربندی کنید.
 

اتوماسیون سازمانی را بر چه فعالیت هایی می توان اعمال کرد؟

هر فرآیند تجاری را می توان خودکار کرد اما سوال اصلی این جاست:
1)    تا چه حد می توان آن را خودکار کرد؟
2) بهترین راه حل برای خودکار کردن یک فرآیند مشخص چیست؟
پاسخ به این سوالات به فرآیند مورد نظر بستگی دارد. بیایید به نمونه هایی از انواع مختلف فرآیندهای سازمانی که می توانند خودکار شوند نگاهی بیندازیم.
 

فرآیندهای اصلی
فرآیندهای اصلی کسب و کار، آنهایی هستند که برای کسب و کار درآمد ایجاد می کنند و به فعالیت های تجاری اصلی سازمان مربوط می شوند. فرآیندهای اصلی اغلب توسط اجزای اصلی فناوری مانند سیستم های جامع برنامه ریزی فرآیند ERP، سیستم ارتباط با مشتریان CRM  یا راه حل های نقطه ای دیگر خودکار می شوند.

نمونه هایی از فرآیندهای اصلی عبارت اند از:
•    فرآیندهای فروش
•    فرآیندهای بازاریابی
•    فرآیندهای خدمات مشتری
•    فرآیندهای تولید
•    فرآیندهای توزیع

فرآیندهای پشتیبانی
فرآیندهای پشتیبانی، فرآیندهای اصلی را ممکن می‌سازند (در حالی که آنها مستقیماً درآمد ایجاد نمی کنند یا فعالیت اصلی تجاری را انجام نمی دهند). فرآیندهای پشتیبانی تضمین می کنند که کسب و کار منابع مورد نیاز برای عملکرد مطلوب را دارد.

فرآیندهای پشتیبانی در حکم پشتیبان سایر فعالیت های تجاری سازمان می باشند. این نوع فرآیندها اغلب با استفاده از یک راه حل نرم افزاری خاص مانند (نرم افزار حسابداری یا نرم افزار اداری) خودکار می شوند.

نمونه هایی از فرآیندهای پشتیبانی عبارت اند از:
•    فرآیندهای منابع انسانی
•    فرآیندهای مالی
•    فرآیندهای فناوری اطلاعات
 

اهمیت یکپارچگی در حوزه خدمات اتوماسیون سازمانی

نکته قابل تامل و مهم در اتوماسیون سازی فرآیندهای سازمانی توجه به موضوع یکپارچگی است. در واقع بجای انتخاب راه حل های نقطه ای و نرم افزارهای مجزا برای هر کدام از فرآیندهای اصلی و پشتیبان، بهتر است که از روش اتوماسیون سازی یکپارچه فرآیندها استفاده نمود.  

در واقع همانطورکه کسب‌وکارها برای اجرای رویکرد یکپارچه‌سازی دستی تلاش می‌کنند، استقرار سیستمهای مدیریت یکپارچه (IMS) در کنار سیستم‌های جامع برنامه‌ریزی منابع (ERP) و سیستم های مدیریت فرآیندها (BPMS)، همگی در کنار هم ضمن افزایش بهره‌وری و سرعت در فرآیندهای سازمانی، امکان ایجاد گزارشات قابل اتکا و تشکیل سیستم‌های پشتیبانی تصمیم گیری (DSS) را فراهم نموده و عکس العمل سازمان در مقابل تغییرات بازار و تغییرات استراتژی احتمالی را کم هزینه و موثر خواهد کرد. 

در انتها می توان گفت که اتوماسیون سازمانی و یکپارچه سازی آن برای ارائه دهندگان خدمات بسیار مهم است زیرا می تواند به شرکت مزیت رقابتی بدهد. این امر تجربه کاربری را برای مشتریان نیز بهبود می بخشد، چرا که ثبات بهتری در خدمات شما، زمان پاسخگویی سریعتر و به طور بالقوه کاهش هزینه را بدنبال خواهد داشت، همچنین مزایای بلندمدتی چون افزایش ارزش و وفاداری به برند را به همراه دارد. 

تیم توسعه نرم افزار در شرکت نسیم اطلس راهکار در طول بیش از 5 سال تلاش بی‌وقفه توانستند با بکارگیری جدیدترین و کاراترین متد توسعه نرم‌افزارهای رایانه‌ای، کاملترین اتوماسیون سازمانی کشور را با رویکرد انعطاف پذیری در مقابل سلایق و کارکردهای گوناگون سازمان‌ها توسعه دهند. با اتکا به این ابزار قدرتمند متخصصین این تیم تمامی فرآیندهای سازمان طرف قرارداد را فقط در یک سیستم و بدون نیاز به هر نرم‌افزار دیگری تعریف و پایش می کنند.