طراحی استراتژی سازمانی درحوزه ی IT، مبانی و محرک های آن

امروزه بسیاری از سازمان ها به اهمیت و نقش فناوری اطلاعات (IT) در ادامه ی حیات خود پی برده اند. فناوری اطلاعات نقش مهمی در عملیات روزمره کسب‌وکارهای امروزی دارد و طراحی استراتژی سازمانی در حوزه ی IT یکی از ارکان اصلی در هر شرکتی است. هم چنین مبانی استراتژی سازمانی در حوزه ی IT باید در دستور کار سازمان های مختلف قرار گرفته و به آن توجه شود. استراتژی IT یک طرح جامع است که نحوه بکارگیری فناوری اطلاعات (IT) را برای دستیابی به اهداف هر مجموعه و کسب و کاری تعریف می کند. 

استراتژی IT چیست؟

استراتژی فناوری اطلاعات با نام‌های مختلفی مانند استراتژی فناوری اطلاعات، استراتژی فناوری، استراتژی فناوری اطلاعات و ارتباطات (ICT) یا استراتژی سیستم‌های اطلاعاتی (IS) شناخته می‌شود. صرف نظر از نامگذاری، این راهبرد، رویکردی برای ایجاد ارزش پایدار از طریق به کارگیری بهینه دارایی ها و قابلیت های فناوری اطلاعات است. به طور خلاصه، استراتژی فناوری اطلاعات چارچوبی را برای ایجاد ارزش پایدار از طریق فناوری اطلاعات مشخص کرده و گردش کارها، فرآیندها، مسئولیت های هر بخش، محصولات و خدمات تحویلی و جدول زمانی را برای به حداکثر رساندن بازده سرمایه گذاری های فناوری اطلاعات مستند می کند.

در حقیقت، استراتژی فناوری اطلاعات طرحی جامع است که نحوه استفاده از فناوری را برای دستیابی به اهداف سازمان و کسب و کار تعریف می کند. این طرحی است از اینکه چگونه فناوری می تواند از استراتژی کلی کسب و کار شما پشتیبانی کرده و تمام جنبه های مدیریت فناوری از جمله مدیریت هزینه، سخت افزار و نرم افزار، مدیریت فروشنده و مدیریت ریسک را در بر بگیرد؟

چرا سازمان ها به طراحی یک استراتژی سازمانی در حوزه ی IT نیازمند اند؟

وجود استراتژی IT در دهه های اخیر به عنصری حیاتی جهت هدایت سازمان ها تبدیل شده است. استراتژی IT که با تمرکز سازمان ها بر تحول دیجیتال تقویت شده است، منعکس کننده ظهور فناوری به عنوان یک عنصر حیاتی در موفقیت کسب و کارهای مختلف می باشد. 

به کارگیری فناوری اطلاعات برای ایجاد مدل‌های تجاری، محصولات و خدمات جدید ضروری است. افزایش خدمات مشتری و بهبود تجربه آن ها، مدیریت هوشمند و موثر اطلاعات، دسترسی و توزیع مناسب اطلاعات سازمانی، افزایش فروش، توانمندسازی کارمندان، بهبود بهره وری آنان و حمایت از تعاملات با فروشندگان و سایر شرکای تجاری از جمله مزایای به کار گرفتن فناوری اطلاعات در سازمان ها است. به این ترتیب، سازمان ها باید نسبت به طراحی یک استراتژی سازمانی در حوزه ی IT  جهت رسیدن به این اهداف و همچنین رقابت با سایر سازمان ها با اهداف مشابه اهتمام ورزند.

دلیل اصلی اینکه چرا یک سازمان یک استراتژی فناوری اطلاعات را طراحی می کند، کاهش تنگناهای عملیاتی، دستیابی به صرفه جویی در هزینه ها و کسب ارزش از سرمایه گذاری های فناوری اطلاعات است. یک استراتژی خوب IT می تواند همه این اهداف را فعال کند. علاوه بر این، یک استراتژی IT خوب همچنین پاسخ سریع به چالش ها و رقابت های بازار خارجی را ممکن می سازد. یک استراتژی IT خوب فکر شده می تواند منبع مزیت پایدار نیز باشد.
 

مبانی استراتژی سازمانی در حوزه ی IT

یک استراتژی منسجم سازمانی در حوزه ی IT  طرحی از چگونگی پشتیبانی و شکل‌دهی فناوری به استراتژی کلی کسب‌وکار سازمان ارائه می‌کند. اهداف استراتژیک آن باید آینه پروژه های تجاری (معروف به همسویی تجاری) باشد و نیازهای سهامداران کلیدی از جمله کارمندان، مشتریان و شرکای تجاری را در نظر بگیرد. این راهبرد باید نگاهی به وضعیت فعلی اجزای فناوری اطلاعات در سازمان انداخته و ایده ای را ارائه دهد که فناوری اطلاعات در سه تا پنج سال آینده به کجا خواهد رفت.

مدل‌های مختلفی وجود دارد که می‌تواند به مدیران در ایجاد استراتژی فناوری اطلاعات کمک کند. اکثر آنها حاوی عناصر و مبانی کلیدی خاصی هستند از جمله:

چشم انداز و ماموریت
 اینها مهمترین مؤلفه هایی هستند که باید ایجاد کنید. چشم انداز و ماموریت مشخص می کند که کسب و کار شما (با توجه به فناوری اطلاعات) آرزوی رسیدن به کجا را دارد و اینکه چگونه می توانید به آنجا برسید. 

نقشه راه 
 یک نقشه راه دقیق مراحلی را که سازمان شما باید برای به دست آوردن ارزش بیشتر از سرمایه گذاری های فناوری اطلاعات و دستیابی به مزیت رقابتی بردارد، بیان می کند. همسویی کسب و کار با توجه به ادغام عمیق IT با هر جنبه ای از شرکت شما، همسویی اهداف فناوری اطلاعات و اهداف تجاری برای آگاهی از آنچه شرکت انتظار دارد به آن دست یابد و چه چیزی می تواند به این اهداف کمک کند، بسیار مهم است.
 
 بودجه
 استراتژی فناوری اطلاعات شما بدون چشم انداز مالی ناقص است. به طور کلی، استراتژی فناوری اطلاعات شما باید صراحتاً کل بودجه مورد نیاز و هزینه های مرتبط با آن را برای هدایت نتایج سازمان پوشش دهد. بنابراین، توسعه یک تحلیل مالی از سیستم‌ها و فرآیندهای فناوری اطلاعات به مدیریت عملکرد فناوری اطلاعات کمک می‌کند. 

مزیت رقابتی
 استراتژی فناوری اطلاعات شما باید تضمین کند که در مقابل رقبای شما برتری دارد. تجزیه و تحلیل رقابتی انجام دهید و مزایای شرکتتان نسبت به رقبای خود را شناسایی کنید. 

اهداف تاکتیکی
 استراتژی فناوری اطلاعات شما باید به صراحت بیان کند که چگونه به اهداف تاکتیکی (کوتاه مدت) سازمان شما کمک می کند. این می تواند شامل آموزش کارکنان، ارزیابی زیرساخت فناوری اطلاعات، بررسی تامین کنندگان فناوری اطلاعات، مهندسی مجدد فرآیند و غیره باشد.

اهداف راهبردی 
اهداف بلندمدت شما باید روشن و با چشم انداز سازمان همسو باشد. این می تواند شامل مدرن سازی وب سایت، پذیرش هوش مصنوعی، معرفی سیستم جدید برنامه ریزی منابع سازمانی یا ادغام فناوری های جدید باشد.

ارزیابی و نظارت مستمر 
پویایی‌های در حال تغییر فناوری اطلاعات در عصر امروز تهدیدی است که ممکن است سازمان شما را در جهت اشتباه حرکت دهد. شما باید به طور مستمر چشم انداز فناوری را برای نوآوری هایی که می توانند سازمان شما را بهتر نمایند، ارزیابی کنید. هم چنین، نباید فرصت های نوآوری که مزیت رقابتی متمایز به سازمان شما ارائه می دهد، از دست بدهید. از این رو، استراتژی فناوری اطلاعات شما باید شامل چارچوبی برای ارزیابی مستمر موقعیت فعلی تان و شناسایی تغییرات مورد نیاز برای اطمینان از همسویی صحیح سازمان شما با پویایی بازار باشد. 

قانون گذاری (حاکمیت)
حاکمیت فناوری اطلاعات یک چارچوب رسمی است و ساختاری را برای سازمان ها فراهم می کند تا اطمینان حاصل شود که سرمایه گذاری های فناوری اطلاعات از اهداف تجاری پشتیبانی می کند. از طریق حکمرانی مؤثر، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که شرکت اقدامات درست را انجام می‌دهد و با چالش‌هایی که با پذیرش فناوری همراه است مقابله می‌کند.

زیرساخت فناوری اطلاعات
این جزء کلیه نرم افزارها، سخت افزارها، برنامه ها، شبکه ها و سیستم های لازم برای اجرای کسب و کار را ارائه می دهد. زیرساخت فناوری اطلاعات به کسب و کار شما کمک می کند تا به اهداف خود در زمان مناسب و بر اساس بودجه مورد نظر دست یابید.
 

پیاده سازی استراتژی سازمانی در حوزه ی IT

یک استراتژی منسجم سازمانی در حوزه ی IT نه تنها بر ایجاد یک برنامه، بلکه بر اجرای صحیح آن نیز متکی است. اسنادی که در این حوزه تهیه می شود اگر پس از تکمیل نادیده گرفته شوند هیچ فایده ای ندارند. اسناد این حوزه در ابتدا باید در جهت شکل دهی و اتخاذ تصمیمات تاکتیکی مورد استفاده قرار گیرند. این روند به بخش فناوری اطلاعات کمک می کند تا عملیات روزمره خود را با مدل و مأموریت کلی کسب و کار هماهنگ کند.

با این حال، پایبندی به استراتژی سازمانی در حوزه IT نباید بیش از حد سخت باشد. سرعت بالقوه سریع پیشرفت‌ها و نوآوری‌های فناوری، سازمان‌ها را ملزم می‌کند که اگر می‌خواهند پیشرفت‌های پیش‌بینی نشده را تصاحب کنند، چابک باشند. این به سازمان کمک می کند تا رقابتی تر بوده و بهتر به بازار خود خدمت کند.

راهبردهای این حوزه باید انعطاف پذیر باشد. اعضای هیئت مدیره، مدیر عامل و سایر مدیران اجرایی می بایست استراتژی فناوری را سالیانه مورد ارزیابی و توسعه مجدد قرار دهند و احتمالاً به دفعات بیشتری از آن بازدید نمایند. بازبینی استراتژی‌های فناوری اطلاعات باید برای تأیید همسویی تصمیمات تاکتیکی با استراتژی IT انجام شود و تأیید گردد که استراتژی فناوری با مأموریت کلی سازمان همسو می‌ماند، زیرا در پاسخ به این پویایی، تغییر می‌کند.

محرک های استراتژی سازمانی در حوزه ی  IT

تغییرات سریع
فناوری دائما در حال دگرگونی است و به سرعت تغییر می کند. پاسخ شما به این تغییرات باید در زمانی درست اتفاق بیافتد تا موثر واقع شود. شما نمی توانید تغییرات را نادیده بگیرید، باید به طور مداوم به تغییرات در فناوری پاسخ دهید. ثابت ماندن به معنای از دست دادن فرصت ها است.

چشم انداز رقابتی
اقتصاد و رقابت شما را مجبور می کند تا نگاه دقیق تری به عملیات IT خود بیندازید. شما باید تا حد امکان کارآمد باشید تا در رقابت باقی بمانید. در ابتدا، تمام فناوری های جدید یک مزیت رقابتی ایجاد کرده و در انتها به یک ضرورت رقابتی تبدیل می شوند. اگر سازمان شما همچنان از فناوری های قدیمی استفاده می کند که دیگر مزیت رقابتی ایجاد نمی کنند، آنها را جایگزین کنید.

رسانه ها و شبکه های اجتماعی
رسانه ها و شبکه های اجتماعی به عنوان راهی برای برقراری ارتباط فرد به فرد و به اشتراک‌گذاری اطلاعات ظاهر شده‌اند. مشتریان نیز روش های تحقیقات و یافتن راه حل برای مشکلات تجاری خود را تغییر داده اند. رسانه های اجتماعی را در فرآیندهای کسب و کار خود ادغام کنید. شبکه های اجتماعی، کانال های جدیدی را برای تعامل با مشتریان شما فراهم می کنند.
 
 

مخارج هوشمند / مهار هزینه
شما باید در مورد هزینه های حوزه ی IT هوشمند باشید. برخی از شرکت ها از نرم افزارهای منبع باز (Open Source) برای کاهش هزینه ها استفاده می کنند. با این حال، صرفاً کاهش هزینه ها کافی نیست. شما باید پس انداز را به سمت سایر اهداف و ابتکارات درآمدزایی سوق دهید. روش های هوشمندانه ای برای خرج کردن بودجه IT وجود دارد. از طریق مدیریت صحیح فناوری اطلاعات، مطمئن شوید که بیشترین بهره را در مقابل هزینه های IT خواهید برد.

مدیریت دانش
مدیریت دانش در اقتصاد جهانی مبتنی بر دانش امروزی، حیاتی است. یک رویکرد آگاهانه نسبت به مدیریت دانش منجر به اثرات مطلوبی در شرکت خواهد شد. کارکنان اطلاعات را می گیرند، دانش را اضافه می کنند و هر دو، دانش و ارزش را برای کسب و کار شما ایجاد می نمایند. به عنوان یک استراتژیست در حوزه ی فناوری اطلاعات، می توانید با اجرای سیستم ها و سیاست هایی که ایجاد و اشتراک دانش را امکان پذیر می کند، این امر را میسر کنید.

متعاقباً، مدیریت دانش نوآوری را نیز تقویت می کند. برنامه ریزی کنید که چگونه دانش سازمانی را پس از ایجاد، جذب، ذخیره و به اشتراک بگذارید. اطمینان حاصل کنید که مدیریت دانش در فرآیندهای تجاری سازمان شما یکپارچه شده است.

مجازی سازی
مجازی سازی سرور، هزینه های IT را کاهش می دهد. در نتیجه، بودجه بیشتری برای خرج کردن در ابتکارات استراتژیک فناوری اطلاعات خواهید داشت. بسیاری از شرکت ها قبلاً از مجازی سازی سرور استفاده کرده اند. مرحله بعدی، مجازی سازی دسکتاپ های کاربران نهایی (VDI) است. از طریق مجازی‌سازی دسکتاپ، شرکت‌ها می‌توانند از همان مزایایی که از طریق سرورهای قدرتمند به دست می آیند، بهره ببرند.

امنیت
همه روزه، تهدیدهای جدیدی برای شرکت شما ظاهر می شود. شما باید تصمیم بگیرید که از کدام یک محافظت کنید و چقدر هزینه کنید تا ایمن بمانید. اغلب، بزرگترین تهدید امنیتی کارکنان ناآگاه هستند. به افراد خود آموزش دهید تا راه های اساسی برای ایمن نگه داشتن کسب و کار و محافظت از مالکیت معنوی شما را بشناسند. این بهترین سرمایه گذاری خواهد بود که می توانید در کسب و کار خود انجام دهید.

در انتها، به عنوان یک مدیر در حوزه ی فناوری اطلاعات، باید کسب و کار خود را درک کنید، اجماع و هم افزایی بین گروه های مختلف ایجاد کنید، مخازن اطلاعاتی را تجزیه و تحلیل کرده و ابتکارات فناوری اطلاعات را در اولویت قرار دهید تا به نفع کل سازمان باشد. شما باید استراتژی IT را با ارزش های اصلی، اصول راهنماگر و اهداف کسب و کار خود هماهنگ کنید.

برای موفقیت در حوزه ی فناوری، باید از حمایت و تعهد رهبری شرکت و منابع مالی برای ایجاد این تغییرات برخوردار باشید. طراحی یک استراتژی سازمانی موفق در حوزه IT هزینه مشخصی دارد. شما باید بسیاری ازعواملی که تصمیمات IT شما را هدایت می کنند، بسنجید. ارزیابی فناوری اطلاعات راهی عالی برای شناسایی و اولویت‌بندی ابتکارات فناوری است. استراتژی IT شما باید از اهداف و ارزش های سازمان شما حمایت کرده و در طراحی این راهبرد، مبانی استراتژی سازمانی می بایست در حوزه ی IT رعایت شده باشد. 

تیم طراحی استراتژی سازمانی در حوزه ی IT در شرکت نسیم اطلس راهکار، ضمن ارزیابی سازمان طرف قرارداد از زوایای گوناگون نسبت به تدوین یک استراتژی یکپارچه در حوزه فن آوری اطلاعات در سازمان اقدام کرده و ضمن رعایت مبانی استراتژی سازمانی در حوزه IT ، خط مشی عملیاتی سازمان طرف قرارداد در آینده خواهد بود. این استراتژی نگاه جامعی بر فرآیند دسترسی به اطلاعات مورد نیاز در سازمان و نحوه توزیع مناسب آن بین اشخاص سازمانی، مشتریان و تامین کنندگان و همچنین ارتباطات درون و برون سازمانی داشته و مدیریت هوشمند و موثر اطلاعات در تمام چرخه کاری سازمان را هدف گذاری می‌کند. نظارت مستمر بر اجرا و کارکرد عملیاتی استراتژی IT و همچنین تدوین طرح های بهینه سازی، ارتقا و هوشمندسازی سازمان نیز توسط این تیم ایجاد می‌گردد.

محمدحسین آقامحمدی (کارشناس ارشد بازاریابی)