اقدامات لازم در جهت حفظ امنیت داده سازمانی

داده‌ها یکی از با ارزش ترین دارایی های هر سازمانی است که از آن برای پیش بینی و کشف راه حل استفاده می شود. با این حال، امنیت داده ها با خطراتی همچون سرقت، از دست رفتن و یا سوء استفاده همراه هستند که می تواند حریم خصوصی، یکپارچگی و شهرت سازمان و ذینفعان آن را به خطر بیندازد. بنابراین، اجرای اقدامات موثر برای حفظ امنیت داده‌ها که بتواند آن ها را از دسترسی، اصلاح یا افشای غیرمجاز محافظت کند، ضروری است. در این مقاله، به معرفی برخی از بهترین روش های مهم برای حفظ امنیت داده‌های سازمانی می پردازیم.

اقدامات سازمان برای حفظ امنیت داده

بسیاری از سازمان ها می دانند که واقعاً برای یک حمله سایبری آماده نیستند و بسیاری استرس ناشی از این دانش را می پذیرند زیرا منابع یا استعداد لازم برای اطمینان از ایمن بودن داده های خود را ندارند. آنها به سادگی دست روی دست می گذارند و امیدوارند که مجبور نباشند با عواقب یک حمله موفقیت آمیز مقابله کنند.

اکثر کسب و کارها و سازمان ها معمولا از پیامدهای نامطلوب افشای داده های سازمان خود آگاه هستند. در دنیایی که افراد بد به دنبال داده‌های افراد و سازمان‌ها هستند، باید چندین تدابیر امنیتی اساسی برای حفظ امنیت داده کاربران در سازمان پیاده شود.

داده های یک سازمان می توانند موضوعات مختلفی را پوشش دهند و به نوبه خود به درجات مختلفی از امنیت برای جلوگیری از قرار گرفتن در معرض حملات مخرب نیاز دارند. مهمترین اقداماتی که سازمان ها می توانند برای حفظ امنیت داده های خود به کار ببرند عبارتند از:

اجرای طرح امنیت داده ها

هر سازمان و کسب و کاری باید یک طرح جامع امنیت داده ها را توسعه داده و آن را اجرا کند. این طرح باید فهرستی از دسته‌های مختلف داده‌های جمع‌آوری‌شده، ذخیره‌سازی‌شده، پردازش یا ارسال‌شده توسط سازمان را شامل شود. از سوی دیگر سیاست ها و رویه های امنیتی برای هر دسته از داده ها باید به وضوح تعریف و بیان شود.
این سیاست‌ها و رویه‌ها باید شامل موضوعات زیر باشد:

1. تعریف اقدامات امنیتی مورد نیاز (از جمله اقداماتی که برای محافظت از امنیت داده‌ها و برای تامین امنیت فیزیکی رایانه‌ها و سایر دستگاه‌هایی که داده‌ها را ذخیره می‌کنند یا به آنها دسترسی دارند، طراحی شده‌اند.)
2. شناسایی افرادی که مجاز به دسترسی به داده ها هستند.
3. شرح استفاده های مجاز از داده ها.
4. اقداماتی که باید در صورت بروز ایراد در سرویس و یا قطع آن انجام شود.
5. برگزاری برنامه های آموزشی برای کارمندان و سایر کاربران مجاز شبکه داده برای تقویت انطباق با سیاست ها و رویه های امنیت داده.

طرح امنیت داده ها همچنین باید به طور خاص به اقداماتی که در صورت وقوع یک رخنه امنیتی واقعی یا بالقوه انجام می شود، بپردازد.

رمزگذاری داده ها به عنوان روشی برای حفظ امنیت داده سازمانی

یکی از اساسی‌ترین و مهم‌ترین راه‌ها برای حفظ امنیت داده های سازمان، رمزگذاری آن‌ها است. رمزگذاری فرآیند تبدیل داده ها به یک فرم رمزگذاری شده است که فقط توسط اشخاص مجاز و دارای رمز عبور، قابل خواندن است.

رمزگذاری برای محافظت از داده های شما ضروری است زیرا همه چیز را برای کاربران غیرمجاز، غیرقابل خواندن می کند. رمزگذاری می‌تواند مانع از دسترسی هکرها، مجرمان سایبری یا افراد مخرب به داده‌های حساس شما مانند اطلاعات شخصی، سوابق مالی یا مالکیت معنوی شود.

بسته به نوع و مکان داده های شما، انواع مختلفی از روش ها و ابزارهای رمزگذاری موجود است که می توانید از آن ها استفاده کنید. توجه داشته باشید که همه چیز از فایل ها گرفته تا درایوهای فلش را می توان با فناوری مناسب رمزگذاری کرد.

رمز عبور دشوار و حفظ امنیت داده

سازمان ها باید یک سیاست رمز عبور قوی، مانند اجتناب از کلمات و عبارات، استفاده از ترکیبی از حروف و اعداد و نویسه‌های خاص و عدم استفاده از رمز عبور یکسان در بین حساب‌ها پیاده سازی کنند. زیرا نوشتن رمز عبور ساده و یا رمز عبور مشترک برای همه حساب ها موجب می شود تا داده ها بیشتر در معرض خطر و آسیب قرار بگیرند.

برای این کار می توانید از برنامه های مدیریت رمز عبور در رایانه یا تلفن همراه استفاده کنید. این برنامه ها گذرواژه‌های منحصربه‌فرد و قوی ایجاد کرده و آن ها را ذخیره می کنند. از این رو کارکنان یک سازمان به راحتی می توانند از آن استفاده کنند.

بکاپ گرفتن از داده های مهم برای امنیت داده

برای کاهش خطر از دست دادن داده‌ها و افزایش امنیت آن می توانید از داده های خود مرتبا نسخه پشتیبان تهیه کنید و آن را ذخیره داشته باشید. بکاپ گرفتن می‌تواند به شما در بازیابی اطلاعات خود در صورت حذف تصادفی، خرابی، آسیب و یا بروز فاجعه مانند آتش‌سوزی، سیل یا قطع برق کمک کند. همچنین بکاپ گرفتن می‌تواند به شما کمک کند در صورت حمله باج‌افزار، داده‌های خود را بازیابی کنید.

یک استراتژی بکاپ گیری خوب، قانون 3-2-1 است به این معنی که باید 3 نسخه مختلف از مهم ترین داده های خود را در 2 فضای ذخیره سازی مختلف (ذخیره سازی فیزیکی و ابری) و 1 نسخه آفلاین برای بازیابی در شرایط اضطراری یا فاجعه نگه دارید.

استفاده از VPN هنگام استفاده از Wi-Fi عمومی

امروزه با افزایش دورکاری، نیاز به دسترسی ایمن به داده های سازمان نیز افزایش پیدا کرده است. یکی از مهم ترین اقداماتی که برای دسترسی از راه دور باید انجام داد، ایمن سازی خود اتصال است. اگر یک لپ‌تاپ از طریق یک Wi-Fi عمومی، مانند Wi-Fi که توسط فرودگاه، هتل، کافی شاپ ها و یا مراکز خرید ارائه می‌شود، متصل شود، آن اتصال و داده‌های منتقل‌شده توسط شخص ثالث به راحتی قابل مشاهده است.

با توجه به خطر بالای Wi-Fi عمومی، یک سازمان باید از یک شبکه خصوصی مجازی (VPN) برای ایمن کردن دسترسی از راه دور خود استفاده کند. VPN یک نقطه دسترسی شبکه خصوصی و رمزگذاری شده را از طریق یک اتصال اینترنتی عمومی ایجاد می کند که می تواند سطح امنیتی داده های سازمان را تا حد بسیار زیادی افزایش دهد.

به عبارتی یک شبکه خصوصی مجازی (VPN)، از اطلاعات شرکت شما در زمان هایی که کارمندان خارج از دفتر کار می کنند، محافظت می کند. شبکه‌های Wi-Fi عمومی امکان سرقت داده‌ها را فراهم می‌کنند، در حالی که یک VPN، امنیت محیط داخلی سازمان را در خارج از محدوده فیزیکی ساختمانتان گسترش می‌دهد.

بروز بودن یکی از اقدامات لازم برای حفظ امنیت داده سازمانی

در حالی که سرویس‌های ابری مرتبا به‌روزرسانی‌های خود را برای رفع اشکال و امنیت پیاده‌سازی می‌کنند، سازمان‌ها نیز باید از به‌روزرسانی‌های سیستم برای امنیت رایانه خود مطلع باشند. این امر به ویژه برای رایانه های موجود در سازمان و یا لپ تاپ هایی که برای دورکاری اختصاص داده شده اند صادق است.

توجه داشته باشید که بی توجهی به به‌روزرسانی‌ها، موجب می شود تا حفره‌های امنیتی کشف‌شده در سطح سیستم در برابر حملات احتمالی باز بماند.

مدیریت دسترسی موضوعی برای امنیت داده

راه دیگر برای ایمن سازی داده های سازمان، مدیریت دسترسی به این داده ها است. به این معنی که کنترل کنید چه افرادی و تحت چه شرایطی می توانند به داده های شما دسترسی داشته باشند، آن ها را مشاهده کنند، در آن تغییرات ایجاد کنند و یا آن ها را به اشتراک بگذارند.

مدیریت دسترسی شامل تنظیم نقش‌ها، مجوزها و سیاست‌هایی است که سطح و دامنه دسترسی را برای کاربران، گروه‌ها یا دستگاه‌های مختلف تعریف می‌کند.

برای مثال داده های حساس در مورد مشتریان یا کارمندان باید فقط برای کارکنانی قابل دسترسی باشد که برای انجام کارهای خود به آن نیاز دارند.

آموزش کارکنان در جهت حفظ امنیت داده سازمانی

راه بعدی برای ایمن سازی داده های سازمان، آموزش کارکنان است که به معنای آموزش و افزایش آگاهی کارکنان در مورد اهمیت و پیامدهای امنیت داده است. آموزش می تواند به شما کمک کند تا از عامل انسانی که یکی از رایج ترین و پرهزینه ترین علل به خطر افتادن داده ها مانند سهل انگاری، جهل یا نیت مخرب است جلوگیری کنید یا آن را کاهش دهید. همچنین از طریق آموزش می‌توانید فرهنگ امنیت داده‌ها را تقویت کنید.

کارکنان همچنین باید درک خوبی از انواع داده‌هایی که حساس‌تر به حساب می‌آیند داشته باشند و با دقت بیشتری از آن‌ها استفاده کنند.

علاوه بر ارائه آموزش های عمومی آگاهی از امنیت، باید آموزش های مربوط به نقش را برای کارمندانی که داده های حساس را مدیریت می کنند یا به سیستم های حیاتی دسترسی دارند ارائه دهید.

به عنوان مثال، کارکنان فناوری اطلاعات ممکن است به آموزش های اضافی در مورد امنیت داده و پاسخ به حوادث نیاز داشته باشند، در حالی که کارمندان در امور مالی یا منابع انسانی ممکن است به آموزش در مورد حفظ حریم خصوصی و انطباق داده ها نیاز داشته باشند.

با آموزش کارکنان در مورد چگونگی شناسایی و اجتناب از تهدیدات امنیتی رایج، می توانید به جلوگیری از نقض داده ها و سایر حوادث امنیتی کمک کنید. از سوی دیگر این امر به ایجاد یک فرهنگ امنیتی در سازمان کمک می کند، جایی که کارکنان اهمیت حفاظت از داده های حساس را درک می کنند و برای انجام این کار توانمند می شوند.

نگهداری داده های حساس خارج از شبکه برای امنیت داده

داده های حساس می تواند شامل موارد زیر باشد:

•  سوابق مالی
• سوابق کارمندان
• اطلاعات مشتری
• مالکیت معنوی
• سایر اطلاعات محرمانه

این داده ها ممکن است حاوی اطلاعاتی باشد که در صورت دسترسی افراد غیرمجاز، می تواند آسیب قابل توجهی به سازمان شما یا افراد درگیر وارد کند. از این رو لازم است تا اقدامات امنیتی خاصی برای محافظت از آن ها انجام دهید.

داده های حساس سازمان نباید در رایانه‌های قابل دسترسی به اینترنت یا سایر شبکه‌های رایانه‌ای ذخیره شوند. از این رو لازم است تا هر سازمان، انواع مختلف داده‌هایی را که مدیریت می‌کند ارزیابی کند تا بتواند تعیین کند که آیا باید برخی از این داده‌ها را در خارج از شبکه خود نگهداری کند یا خیر.

حفاظت از رایانه های غیر فعال توسط رمز عبور و حفظ امنیت داده سازمانی

اغلب رایانه‌هایی در سازمان وجود دارد که استفاده نمی‌شوند و معمولا در دفاتر، اتاق‌های کنفرانس یا سایر مکان‌های عمومی شرکت بدون مراقبت رها می‌شوند و به راحتی می‌توانند در معرض دسترسی غیرمجاز قرار گیرند.

برای جلوگیری از به خطر افتادن داده های موجود در این رایانه ها، می توانید از رمز عبور استفاده کنید که پس از مدت زمان مشخصی عدم فعالیت، به طور خودکار فعال می شود و قبل از استفاده مجدد از رایانه، به یک رمز عبور نیاز دارد تا اطمینان حاصل شود که فقط کاربران مجاز می توانند به رایانه دسترسی داشته باشند.

احراز هویت هنگام ورود به سیستم ها، اقدامی در جهت حفظ امنیت داده

از یک پروتکل احراز هویت دو مرحله‌ای برای ورود کارکنان به سیستم‌ها استفاده کنید و دسترسی به برنامه‌های مرتبط با کارشان را محدود کنید. احراز هویت بیومتریک (مانند استفاده اثر انگشت)، کدهای یک بار مصرف برای ورود به سیستم و... سطح امنیت بیشتری را فراهم می کنند.

حفظ امنیت داده های حساس در دنیای امروزی به طور فزاینده ای پیچیده و چالش برانگیز شده است. پس منتظر نباشید تا دیر شود. صرف نظر از اندازه، بودجه یا اعتقاد شرکت شما به اقدامات لازم در جهت حفظ امنیت داده سازمانی، لازم است تا هر چه سریعتر از روش های مطمئن برای حفظ امنیت داده کاربران خود استفاده کنید. متخصصان ما در بخش فناوری اطلاعات گروه بین المللی نسیم اطلس هم کنار شما هستند تا در امر امنیت داده ها به شما کمک کنند.

سارا پازری (کارشناس بازاریابی دیجیتال)